Komunikasi Bisnis : Pengertian, Tujuan, Fungsi, Unsur dan Contohnya

7 min read

komunikasi bisnis

Setelah sebelumnya Jurnal Manajemen membahas materi komunikasi secara umum, kali ini kita akan membahas yang lebih spesifik, yaitu materi komunikasi bisnis.

Mungkin telah banyak makalah komunikasi bisnis yang membahas tentang bab ini namun perlu diketahui bahwa komunikasi di dalam bisnis akan senantiasa selalu berkembang seiring dengan perkembangan jaman. Seperti halnya kita harus mengetahui perbedaan antara komunikasi bisnis dan Komunikasi Pemasaran itu sendiri.

Oleh karena itu berdasarkan kondisi yang ada maka perlunya mengetahui pengetahuan dasar dan kontemporer mengenai komunikasi bisnis.

Apa itu komunikasi bisnis ?

Komunikasi bisnis adalah cabang khusus dari komunikasi umum yang  berkaitan dengan kegiatan bisnis. Jadi tujuan utama komunikasi bisnis adalah untuk bertukar informasi, ide, gagasan, keinginan, sikap dan instruksi yang terkait dengan fungsi dan kegiatan bisnis. Tetapi proses, metode, jenis, prinsip dan medianya tetap hampir sama dengan komunikasi umum. Yang membedakan adalah dalam aplikasinya.

Komunikasi adalah urat nadi bisnis dan proses manajemen. Tidak ada bisnis yang dapat beroperasi tanpa komunikasi. Komunikasi bisnis dapat terjadi dengan pihak internal dan eksternal pada organisasi. Disebut komunikasi bisnis internal ketika informasi dipertukarkan di antara berbagai pihak internal, seperti pemilik, manajer dan pekerja. Di sisi lain, komunikasi bisnis eksternal terjadi ketika suatu organisasi bertukar pesan dengan pihak eksternal seperti pelanggan, pemasok, investor, lembaga pemerintah, pihak berwenang, pesaing, bankir dll.

Dalam dunia bisnis yang sangat kompetitif, sebagian besar perusahaan berusaha tetap berada di ujung tombak teknologi komunikasi untuk memastikan bahwa mereka menerima dan menyampaikan pesan dengan jelas, baik secara internal maupun eksternal kepada pelanggan mereka.

Cara komunikasi dalam bisnis telah berkembang secara dramatis, dengan adanya perkembangan internet dan telepon seluler. Secara khusus, internet dan ponsel bertanggung jawab atas perubahan besar dalam model komunikasi bisnis.

 Pengertian Komunikasi Bisnis Menurut Para Ahli

Banyak ahli  mendefinisikan komunikasi bisnis dengan berbagai cara. Saat ini pun sudah banyak ditemui buku komunikasi bisnis, makalah komunikasi bisnis dan juga jurnal komunikasi bisnis yang bertujuan untuk memberikan pengetahuan dan wawasan kepada masyarakat tentang arti pentingnya komunikasi bisnis.

Beberapa pengertian komunikasi bisnis menurut beberapa ahli adalah sebagai berikut :

Brennan

Komunikasi bisnis adalah ekspresi, penyaluran, penerimaan, dan pertukaran gagasan dalam dunia perdagangan dan industri.

Katz

Komunikasi bisnis merupakan aktivitas pertukaran ide, pesan, dan konsep yang berkaitan dengan pencapaian serangkaian tujuan perdagangan.

WH Meaning

Komunikasi bisnis adalah pertukaran ide, berita dan pandangan dalam hubungannya  dengan bisnis di antara pihak-pihak terkait.

J. Haste

Komunikasi bisnis adalah komunikasi yang terjadi antara dua atau lebih pengusaha untuk mengatur dan mengelola bisnis secara efisien.

Djoko Purwanto

Komunikasi bisnis adalah komunikasi yang dilakukan dalam dunia bisnis, terdiri dari bermacam-macam bentuk komunikasi, baik itu verbal maupun non verbal guna mencapai suatu tujuan tertentu.

Albig

Komunikasi bisnis merupakan suatu pertukaran gagasan, pendapat, informasi, perintah tertentu yang memiliki tujuan tertentu (berhubungan dengan masalah bisnis) baik secara personal atau impersonal melalui simbol-simbol atau sinyal.

Rosenbalt

Komunikasi bisnis merupakan sebuah proses pertukaran opini atau ide-ide, informasi, perintah dan sejenisnya secara personal, baik yang diutarakan baik ataupun tidak melalui tanda-tanda atau simbol tertentu demi mencapai tujuan-tujuan perusahaan tertentu.

Dari diskusi dan definisi yang disebutkan di atas, kita dapat menarik kesimpulan bahwa komunikasi bisnis adalah proses di mana informasi, pesan, berita, dan informasi terkait bisnis dipertukarkan di antara pembeli, penjual, produsen, pemasok, pesaing, lembaga pemerintah, dll. Komunikasi bisnis sangat penting untuk melakukan fungsi-fungsi manajemen dan untuk memastikan keberhasilan organisasi.

pengertian komunikasi bisnis
pengertian komunikasi bisnis | source : limeade.com

Unsur-Unsur Komunikasi Bisnis

Pada penerapan komunikasi bisnis yang sukses terdapat unsur-unsur yang harus diperhatikan. Unsur unsur komunikasi yang sukses, yaitu:

  1. Struktur Pesan

Agar pesan yang disampaikan dapat dengan mudah diserap dan dipahami oleh audiens, maka pesan harus mempunyai struktur yang baik, yang dicirikan dengan pembukaan, isi, dan penutup. Aturan struktural ini harus diterapkan pada segala bentuk komunikasi bisnis, baik berupa memo, panggilan telepon, panggilan suara, email, presentasi pribadi, pidato, halaman web, atau presentasi multi-media.

  1. Dua atau lebih pihak

Komunikasi bisnis harus melibatkan setidaknya dua pihak. Satu pihak bertindak sebagai pengirim pesan dan pihak lain adalah penerima pesan.

  1. Pesan yang bermakna

Saat berkomunikasi, pastikan bahwa pesan yang akan disampaikan jelas dan bermakna bagi penerima. Pesan yang tidak jelas pasti akan membuat audiens bingung sehingga akan mengabaikan pesan yang disampaikan. Pesan dapat berbentuk perasaan, keinginan, sikap, ide, fakta, informasi atau hal-hal lain yang dapat dipahami.

  1. Informasi terkait bisnis

Informasi yang dikirimkan pengirim harus terkait dengan bisnis. Demikian pula, umpan balik dari penerima juga harus berbasis bisnis.

  1. Media atau saluran

Keberadaan media adalah prasyarat komunikasi tang merupakan cara mentransmisikan pesan dari pengirim ke penerima. Media komunikasi bisa verbal dan non verbal. Media verbal berupa lisan dan tulisan, meliputi percakapan telepon, faks, email, surat kabar, buku, jurnal, dll. Sedangkan media non verbal berupa gerakan, dan bahasa tubuh, ekspresi wajah, dll. Pengirim harus memilih media yang sesuai dalam komunikasi bisnis, sehingga  mempunyai akurasi dan kejelasan maksimal.

  1. Umpan balik

Elemen terakhir dari komunikasi adalah umpan balik. Ini adalah respons atau reaksi dari penerima sehubungan dengan pesan pengirim. Umpan balik menjelaskan bagaimana pesan ditafsirkan oleh penerima. Umpan balik merupakan instrumen untuk mengevaluasi keberhasilan proses komunikasi .

Jenis Jenis Komunikasi Bisnis

Komunikasi adalah bagian penting dari kesuksesan sebuah perusahaan. Ada banyak metode yang digunakan untuk berkomunikasi dalam bisnis, termasuk komunikasi pribadi, percakapan telepon, pesan teks dan bentuk korespondensi tertulis lainnya. Ada jenis jenis komunikasi bisnis yang perlu dipertimbangkan yang penggunaannya menyesuaikan keperluan, antara lain :

  1. Komunikasi Internal ke Atas

Merupakan komunikasi di mana aliran informasi dari bawahan ke atasan, atau dari karyawan ke manajemen. Para pemimpin memerlukan informasi yang mengalir ke atas agar perusahaan tetap beroperasi. Tanpa komunikasi ke atas, manajemen tidak akan mengetahui  apakah pesan telah diterima dengan benar, atau apakah ada masalah lain dalam organisasi. Komunikasi organisasi dua arah akan  efektif jika dimulai dari bawah.

Contoh komunikasi bisnis ke atas misalnya data penjualan, data jumlah produksi, survey dan lain sebagainya yang merupakan informasi yang diperlukan dalam organisasi bisnis. Komunikasi ke atas adalah sarana bagi karyawan untuk pertukaran informasi, menawarkan ide, antusiasme dalam kerja, mencapai kepuasan kerja dan memberikan umpan balik.

  1. Komunikasi Internal Ke Bawah

Dalam komunikasi internal ke bawah informasi mengalir dari puncak manajemen organisasi ke satu atau lebih bawahan dan memberi tahu orang-orang di organisasi tentang misi dan kebijakan perusahaan. Komunikasi ke bawah umumnya diperlukan untuk memberikan informasi yang memungkinkan bawahan untuk melakukan sesuatu.

Sebagai contoh misalnya, instruksi tentang cara menyelesaikan tugas, mengedarkan informasi penting, mencari kerja sama, meningkatkan moral, meningkatkan efektivitas, memberikan motivasi dan lain sebagainya. Komunikasi ke bawah terjadi setelah komunikasi ke atas berhasil dilakukan. Sebagai contoh seorang manajer penjualan mengajukan perintah kerja kepada tim penjualan.

  1. Komunikasi Internal Lateral

Komunikasi ini juga dikenal sebagai komunikasi horizontal, yang terjadi di antara orang-orang yang sederajat dalam hierarki organisasi, antara satu divisi dan divisi lainnya. Biasanya melibatkan koordinasi informasi, dan memungkinkan orang dengan peringkat yang sama atau serupa dalam suatu organisasi untuk bekerja sama atau berkolaborasi. Hal ini diperlukan untuk mencapai dukungan dan kerja sama dalam rangka efektivitas fungsi berbagai unit organisasi.

Sebagai contoh, sebagai seorang manajer pemasaran harus berkomunikasi dengan manajer produksi untuk mendiskusikan tren pasar, harapan konsumen, perubahan permintaan produk, dan sebagainya.

Komunikasi di antara karyawan pada tingkat yang sama juga sangat penting untuk menyelesaikan  pekerjaan yang ditugaskan.

Oleh karenanya komunikasi internal lateral sangat penting untuk menyelesaikan masalah, menyelesaikan tugas, meningkatkan kerja tim, membangun niat baik dan meningkatkan efisiensi.

  1. Komunikasi eksternal

Proses dalam komunikasi eksternal adalah setiap komunikasi yang dilakukan dengan orang-orang di luar perusahaan, seperti pelanggan, prospek, vendor, mitra, lembaga pemerintah, pihak berwenang. Hal ini antara lain berkaitan dengan perbaikan kredibilitas publik, volume penjualan, efisiensi operasional atau keuntungan perusahaan. Sehingga bisa meningkatkan performa dan citra perusahaan secara keseluruhan yang pada akhirnya membantu untuk mencapai tujuan organisasi dan kepuasan pelanggan.

Presentasi penjualan atau promosi penjualan harus realistik berdasarkan data untuk menarik minat pelanggan. Ketika berhubungan dengan pihak eksternal, misalnya untuk kemitraan atau kebutuhan administrasi bisnis lainnya, harus menyatakan tujuannya secara ringkas, baik lisan maupun tulisan, sehingga langsung ke pokok permasalahan.

Penggunaan sistem teknologi digital saat ini sangat membantu perusahaan dalam rangka berkomunikasi dengan pihak eksternal, seperti penggunaan website, email, media sosial dsb.

Tujuan Komunikasi Bisnis

Komunikasi bisnis memiliki beberapa tujuan antara lain :

  1. Bertukar informasi

Komunikasi bisnis dilakukan untuk bertukar informasi, baik dengan pihak internal maupun eksternal.

  1. Mencapai tujuan organisasi

Upaya kolektif dari seluruh bagian organisasi sangat penting untuk mencapai tujuan organisasi. Diperlukan komunikasi untuk mengkoordinasikan dan menyinkronkan upaya karyawan di berbagai tingkatan dalam rangka mencapai tujuan organisasi yang sudah direncanakan.

  1. Mengatur sumber daya

Dalam mengatur sumber daya yang ada secara efektif dan efisien merupakan tantangan utama bagi para manajer. Komunikasi adalah kendaraan untuk mengatasi tantangan ini.

  1. Mengarahkan bawahan

Dalam operasionalnya, manajemen perlu memimpin, mengarahkan, dan mengendalikan karyawan. Kinerja fungsi-fungsi manajerial ini tergantung pada komunikasi yang efektif dengan bawahan.

  1. Menciptakan kesadaran

Karyawan dari suatu organisasi harus sadar mengenai tugas dan tanggung jawab mereka. Komunikasi menyediakan informasi yang diperlukan dan membuat mereka sadar tentang tugas dan tanggung jawabnya.

  1. Meningkatkan efisiensi

Untuk meningkatkan efisiensi,  karyawan harus diberi informasi dan pedoman untuk melakukan tugas-tugasnya. Komunikasi menyediakan informasi dan pedoman untuk mereka.

  1. Menghadirkan perubahan

Tujuan komunikasi juga untuk memulai perubahan dalam organisasi. Komunikasi menyediakan berbagai informasi, ide dan saran baru kepada karyawan yang membantu dalam mengubah sikap mereka dan membawa perubahan dalam organisasi.

  1. Meningkatkan hubungan manajemen dan tenaga kerja

Hubungan yang harmonis antara pekerja dan manajemen merupakan prasyarat untuk keberhasilan organisasi. Dalam hal ini, tujuan komunikasi adalah untuk memastikan arus informasi yang bebas dan adil serta untuk menciptakan pemahaman yang baik di antara mereka.

  1. Meningkatkan kepuasan kerja

Komunikasi meningkatkan tingkat kepuasan kerja karyawan, dengan cara menciptakan lingkungan yang ramah dan nyaman, sehingga karyawan dapat mengekspresikan dirinya.

  1. Menyampaikan reaksi karyawan

Komunikasi menyampaikan reaksi, pendapat, saran, dan keluhan karyawan kepada atasan mereka tentang rencana, kebijakan, program, dan strategi perusahaan.

  1. Orientasi karyawan

Komunikasi mengarahkan karyawan baru untuk memahami kebijakan, peraturan, prosedur perusahaan, dan sebagainya.

"<yoastmark

Fungsi Komunikasi Bisnis

Perlu diktehaui fungsi komunikasi bisnis secara umum adalah sebagai berikut :

  1. Fungsi informasi (Informative)

Komunikasi bisnis memastikantersedianya  informasi yang tepat untuk individu yang tepat dan pada waktu yang tepat. Informasi dan data diperlukan sehingga dapat dievaluasi dan dibuat keputusan strategis.

  1. Membantu Perencanaan (Planning)

Komunikasi bisnis memfasilitasi proses perencanaan dengan menyediakan informasi, pendapat dan ide, baik dari dalam maupun dari luar organisasi. Tanpa komunikasi yang tepat, tidak ada rencana efektif yang dapat dibuat dan dijalankan.

  1. Koordinasi dan Kerjasama (Coordination and Cooperation)

Komunikasi bisnis memfasilitasi kerjasama dengan menghubungkan berbagai departemen melalui informasi yang sesuai. Pemahaman dan kerjasama yang baik memastikan koordinasi juga berjalan dengan baik. Sedangkan komunikasi yang baik akan meningkatkan proses koordinasi dengan memberikan informasi yang diperlukan.

  1. Memulai Inspirasi (Inspiration)

Manajer memberikan inspirasi kepada karyawan melalui komunikasi bisnis. Para pimpinan selalu berusaha menginspirasi bawahan sehingga dapat bekerja dengan persiapan penuh untuk mencapai tujuan organisasi.

  1. Memotivasi (Motivation)

Dalam komunikasi organisasi, tugas utama komunikasi adalah memotivasi karyawan untuk bekerja secara harmonis dalam mencapai tujuan organisasi.

  1. Membantu dalam Pengambilan Keputusan (Decision Making)

Komunikasi bisnis membantu manajemen mengambil keputusan yang baik dan tepat waktu dengan memberikan informasi yang relevan.

Manfaat Komunikasi Bisnis

Ada banyak manfaat komunikasi bisnis, antara lain :

  1. Membantu Membangun Tim

Ketika sebuah tim bisnis berkomunikasi secara efektif, maka aliran informasi berjalan lancar dan bebas ke semua arah tanpa hambatan. Anggota tim akan merasa diberdayakan dan siap untuk bertindak karena mereka memiliki pemahaman yang lebih baik tentang apa yang harus mereka lakukan, bagaimana cara kerjanya dan bersinergi dengan pekerjaan orang lain, serta bagaimana berkontribusi terhadap tujuan tim secara umum.

  1. Meningkatkan Moral Karyawan

Semangat para karyawan adalah salah satu manfaat utama dari komunikasi yang efektif dalam bisnis. Ketika tidak ada komunikasi yang baik dalam perusahaan, biasanya ada kegagalan untuk menyampaikan informasi. Hasilnya adalah pengurangan moral karyawan dan produktivitas secara keseluruhan.

Jika komunikasi berjalan secara efektif, karyawan akan  meningkat kepercayaannya karena mereka mendapatkan gambaran lengkap tentang apa yang sedang terjadi dalam bisnis. Selain itu, semua orang dapat fokus pada apa yang penting, yang merupakan pekerjaan mereka.

  1. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

Ketika komunikasi dalam perusahaan berjalan dengan lancar, maka komunikasi ke pelanggan juga lebih mudah dan lebih kelancaran. Pelanggan seringkali tidak suka ketika mereka mendapatkan informasi yang saling bertentangan dari karyawan yang berbeda dalam suatu bisnis. Komunikasi yang baik akan menumbuhkan kepercayaan yang akhirnya meningkatkan kepuasan pelanggan, sehingga mereka tidak akan mudah untuk beralih ke perusahaan lain.

  1. Meningkatkan Produktivitas

Efek terbesar dan paling positif dari komunikasi bisnis yang efektif adalah naikknya tingkat pengembalian investasi yang dilakukan oleh bisnis secara keseluruhan. Pada akhirnya, manfaat komunikasi yang efektif dalam bisnis adalah untuk meningkatkan produktivitas jangka panjang dan keuntungan bisnis.

Dalam rangka mempromosikan dan memposisikan produk yang dapat membangun loyalitas di benak pelanggan dan melibatkan mereka secara efektif untuk membangun hubungan yang lebih lama, perlu adanya etika komunikasi bisnis yang efektif dan efisien.

Perbedaan budaya merupakan salah satu faktor yang mempengaruhi komunikasi sekaligus berperan sebagai faktor penghambat komunikasi, khususnya dalam komunikasi bisnis lintas budaya. Oleh karena itu, perusahaan yang berkembang khususnya dalam dunia bisnis internasional perlu meningkatkan ketrampilan dalam memahami perbedaan budaya dalam rangka mendapatkan keuntungan kompetitif.

Komunikasi memainkan peran kunci dalam keberhasilan suatu organisasi dan berfungsi sebagai dasar untuk tempat kerja yang sukses. Etika komunikasi bisnis tidak terbatas pada komunikasi internal organisasi tetapi juga mencakup komunikasi eksternal termasuk pemasaran, hubungan publik, berurusan dengan pesaing dll.

Orang lebih suka berbisnis dengan perusahaan yang etis, perusahaan yang dapat mereka percayai, sehingga dalam jangka panjang perusahaan mendapat manfaat dari perilakunya. Ini berarti bahwa tujuan etika komunikasi bisnis yang baik adalah untuk membangun kepercayaan dan kredibilitas perusahaan. Perusahaan yang mempraktikkan etika komunikasi bisnis yang baik juga akan meningkatkan kenyamanan di antara karyawan serta meningkatkan moral karyawan.

Kunci dalam etika komunikasi bisnis adalah kontribusi perilaku masing-masing individu dalam berkomunikasi, yang mempunyai prinsip-prinsip antara lain kejujuran, pemahaman yang jelas, penghargaan, menjaga informasi rahasia dan sebagainya.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *