Administrasi Perkantoran : Pengertian, Unsur, Ruang Lingkup, Tujuan Dll

5 min read

1. administrasi perkantoran

Selama ini Anda pasti sangat akrab dengan istilah administrasi perkantoran. Sebenarnya, apakah itu? Istilah tersebut dapat didefinisikan sebagai rangkaian aktivitas yang dilakukan secara rutin pada organisasi. Anda akan menemui istilah ini ketika Anda berada dan menjalani suatu organisasi baik organisasi tersebut adalah organisasi profit maupun non profit.

Selain itu, jurusan administrasi perkantoran juga banyak diminati oleh para pengenyam pendidikan. Hal ini dikarenakan jurusan ini sangat langgeng dan banyak dibutuhkan tenaga kerjanya. Hampir seluruh organisasi dan juga perusahaan selalu membutuhkan tenaga administrasi kantor setiap tahunnya. Untuk memahami lebih dalam, maka Anda perlu simak artikel Jurnal Manajemen berikut ini!

Pengertian Administrasi Perkantoran

Administrasi Perkantoran adalah kata yang terdiri dari dua unsur yakni “administrasi” dan “perkantoran”. Jika dijabarkan perkata, maka Anda akan menemukan makna yang sesungguhnya. Administrasi merupakan kegiatan  tata usaha meliputi banyak hal mulai dari arsip dan kearsipan, perpustakaan, dan pemprograman. Sedangkan “perkantoran” sendiri artinya adalah segala sesuatu yang ada di kantor.

Meskipun begitu, administrasi ini tidak hanya terbatas pada kantor. Sebenarnya administrasi ini diperlukan untuk semua organisasi yang ada. Administrasi dapat dikatakan sebagai jantung organisasi karena ia banyak menjalankan fungsi-fungsi manajemen untuk mencapai tujuan perusahaan.

Beberapa ahli juga mengambil andil dalam mendefinisikan hal ini sehingga terdapat makna dan pengertian yang komprehensif dan jelas. Misalnya, menurut George Terry, ia menyatakan bahwa administrasi perkantoran merupakan suatu perencanaan, pengendalian, serta pengorganisasian tugas di suatu organisasi dan menjadi pendorong serta motivasi untuk para pelaksananya sehingga tujuan dapat terlaksana.

Seorang ahli dari Indonesia, yakni Suparjati juga ikut menyumbangkan pikirannya tentang administrasi perkantoran sebagai proses kerja sama yang ada pada lingkup kantor guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara mufakat dengan memanfaatkan fungsi manajemen. Dalam hal ini, Beliau memang memusatkan perhatian administrasi kepada fungsi manajemen.

Maka dari beberapa definisi diatas dapat disimpulkan bahwa sebenarnya administrasi perkantoran ini merupakan suatu kegiatan tata usaha yang erat kaitannya dengan fungsi manajemen seperti perencanaan, pengendalian, dan sebagainya untuk membuat suatu organisasi mampu mencapai tujuan yang dikehendakinya.

Tujuan Administrasi Perkantoran

Ada beberapa tujuan yang ingin dicapai dari diadakannya administrasi yang ada pada perkantoran tersebut. Beberapa tujuannya secara umum adalah sebagai berikut:

  1. Menjadi unsur yang membantu perusahaan untuk memelihara persaingan yang ada
  2. Memberi berbagai tugas dan pekerjaan pada bagian tata usaha dengan teliti
  3. Membuat catatan dengan pengeluaran serendah-rendahnya
  4. Memberi berbagai keterangan dan informasi yang lengkap yang dibutuhkan oleh berbagai pihak di organisasi

Unsur Unsur Administrasi Perkantoran

Ada unsur yang mendasari mengapa administrasi perkantoran tersebut dapat ada. Unsurnya antara lain adalah sebagai berikut:

1. Organisasi

Pengertian Organisasi ialah unsur pertama yang wajib ada. Organisasi sendiri merupakan kumpulan dari orang-orang yang bersatu dan diikat karena suatu tujuan yang ada.

2. Manajemen

Manajemen adalah unsur kedua dalam adminstrasi perkantoran. Ini juga merupakan alat sehingga administrasi tersebut dapat terjadi. Kegiatan manajemen itulah yang nantinya akan menggerakan seluruh elemen organisasi untuk mencapai tujuan yang dikehendaki organisasi.

3. Komunikasi

Komunikasi merupakan media perantara untuk menyampaikan suatu gagasan kepada orang yang dikehendaki. Didalam proses administrasi ini, komunikasi dapat dilakukan dengan cara verbal maupun non verbal.

4. Kepegawaian

Kepegawaian merupakan berbagai hal yang menyangkut dengan pegawai. Dalam hal ini artinya adalah mulai dari proses recruitment, pengembangan dan pelatihan, pengarahan, penggajian, promosi atau naik jabatan, sampai pemecatan atau pensiun.

5. Keuangan

Unsur yang selanjutnya adalah keuangan seperti halnya Laporan Keuangan, yang mana ini sangat vital dan memudahkan organisasi melengkapi segala hal yang dibutuhkannya.

6. Tata usaha

Ini unsur yang sangat penting pula pada administrasi, yakni kegiatan tata usaha. Tata usaha disini mencakup berbagai hal seperti penyimpanan, pencatatan, surat menyurat, dan lain sebagainya. Bagian tata usaha pada perkantoran umumnya disebut sebagai office work.

7. Public relation

Unsur yang satu ini kaitannya adalah dengan pihak luar organisasi guna pelaksanaan administrasi kantor. Biasanya, akrab disebut dengan hubungan masyarakat atau humas. Humas memiliki fungsi untuk berinteraksi, membuat suatu kesepakatan dan kerjasama dengan pihak luar.

 

Baca Juga : 12 Prospek Kerja Manajemen Terlengkap dan Terbaru

 

Fungsi Administrasi Perkantoran

Ada fungsi-fungsi yang menjadi manfaat adanya administrasi perkantoran ini. Fungsinya antara lain adalah sebagai berikut:

1. Fungsi teknis

Fungsi teknis dalam hal ini merupakan fungsi yang membutuhkan opini, decision maker, dan juga unsur keterampilan. Contoh dari fungsi teknis ini adalah penggunaan berbagai perangkat keras dan lunak. Umumnya, fungsi teknis dilaksanakan oleh para staf administrasi dibawah departermen IT.

2. Fungsi rutin

Fungsi yang kedua adalah fungsi rutin dimana fungsi ini dilakukan umumnya setiap hari. Yang menerapkan fungsi ini setidaknya akan melakukan pekerjaan-pekerjaan seperti melakukan arsip, menggandakan surat, dan lain sebagainya. Umumnya pekerjaan fungsi rutin ini dilaksanakan oleh staf administrasi yang mana memiliki tanggung jawab berbagai kegiatan administrasi.

3. Fungsi interpersonal

Fungsi berikutnya ini membutuhkan berbagai penilaian serta analisis yang mana kemudian menjadi pedoman untuk mengambil berbagai keputusan yang ada hubungannya dengan orang lain. Biasanya fungsi ini digunakan oleh para staf admin ketika akan menerima promosi jabatan atau kenaikan pangkat pegawainya.

4. Fungsi analisis

Fungsi yang satu ini membutuhkan beberapa hal yakni kekritisan dan juga kekreatifan  dan juga kepandaian dalam menentukan keputusan. Umumnya fungsi ini dijalankan oleh asisten manajer yang mempunyai tanggung jawab dalam diputuskannya suatu permasalahan atau kebijakan.

5. Fungsi manajerial

Yang selajutnya adalah fungsi manajerial yang dilakukan administrasi perkantoran. Fungsi ini membutuhkan beberapa hal antara lain:

a. Planning atau perencanaan

b. Motivasi

c. Organization atau pengorganisasian

d. Pengukuran

Untuk fungsi yang satu ini umumnya dilakukan oleh staf yang memiliki kedudukan setara dengan manajer, yang mana akan menanggungjawabi berbagai pelaksanaan prosedur serta sistem yang ada diperusahaan.

Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Seorang administrator, yakni orang yang bertanggungjawab pada bagian administrasi kantor, menjalankan berbagai proses administrasi di organisasi tersebut.Terdapat ruang lingkup yang menjadi cakupan atas administrasi kantor ini. Ruang lingkupya adalah sebagai berikut ini!

1. Aktivitas kantor

Yang dimaksut dalam aktivitas kantor ini meliputi planning, organizing, dan controlling. Aktivitas ini adalah aktivitas merencanakan tujuan dan tahapan organisasi, kemudian mengorganisasikan hal tersebut, dan melakukan pengawasan.

2. Fasilitas kantor

Ada beberapa fasilitas kantor yang menjadi ruang lingkup atas administrasi kantor ini. Fasilitasnya antara lain adalah tempat berdirinya organisasi atau kantor tersebut, gedung, peralatan, berbagai dekorasi dan interior, serta berbagai mesin yang ada di kantor.

Tugas Administrasi Perkantoran

Administrasi perkantoran ada disertai dengan berbagai tugasnya. Daftar tugasnya yakni antara lain adalah:

  1. Menyediakan informasi serta data dengan lengkap dan komprehensif untuk berbagai pihak yang membutuhkan informasi data tersebut. Pihak-pihak yang dimaksutkan adalah orang yang melaksanakan tugas organisasi berdasarkan jobdesknya dengan efektif serta efisien.
  2. Melaksanakan fungsi pengawasan terhadap urusan kantor serta administrasi guna bisa memastikan apakah berbagai SOP organisasi, limit waktu, dan juga kualitasnya dapat terlaksana sesuai.
  3. Melaksanakan dan menerapkan berbagai kebijakan yang telah dibuat oleh perusahaan maupun departermen dengan baik
  4. Memberi standar pelayanan yang mana dalam hal ini erat kaitannya dengan manajemen
  5. Melakukan tukar pikiran bersama pegawai yang ada tentang prestasi dan kinerja kerjanya. Hal ini dilakukan untuk mengidentifikasi berbagai masalah serta apa yang menyebabkannya dan kemudian mencari cara untuk menyelesaikannya.
  6. Memberikan training ataupun komando kepada karyawan atau pegawai organisasi
  7. Melaksanakan berbagai tugas mulai dari verifikasi hingga evaluasi kerja dengan cara membuat suatu laporan. Laporan tersebut berisi tentang kegiatan produksi, pengiriman, serta pemberian gaji kepada karyawan.
  8. Melakukan fungsi recruitment dari mulai kegiatan interview hingga pemilihan karyawan organisasi atau kantor tersebut.
  9. Memberikan penafsiran atas seluruh prosedur kerja dan juga kebijakan yang dibuat oleh organisasi
  10. Mengkomunikasikan kebijakan dan tahapan prosedur yang dibuat organisasi kepada karyawan

Karakteristik Administrasi Perkantoran

Suatu hal selalu memiliki karakteristik sehingga mudah dikenali atau dibedakan dengan satu hal dan yang lainnya. Tentu saja hal yang demikian bertalian erat dengan apa yang ada pada administrasi perkantoran. Ada beberapa karakteristik yang dimilikinya antara lain adalah sebagai berikut:

1. Memiliki sifat melayani

Pekerjaan kantor sendiri adalah melayani berbagai operasional kantor guna mencapai tujuan bersama yang ada pada organisasi. Misalnya, petugas administrator perusahaan yang menyambut tamu yang datang, petugas perpustakaan yang mencatat siapa yang meminjam buku dan lain sebagainya.

2. Terbuka dan luas

Administrasi perkantoran cakupannya sangat luas, karena dibutuhkan dimanapun organisasi itu berada. Baik organisasi tersebut adalah organisasi kecil ataupun besar, profit atau non profit, resmi maupun tidak resmi. Terbuka artinya, pekerjaan kantor tersebut bisa dilakukan dimanapun pada suatu perusahaan atau organisasi.

Contohnya dapat Anda lihat dari petugas listrik yang berjalan dari rumah kerumah untuk mencatat tagihan listrik melalui meteran listrik yang ada dirumah. Contoh lainnya terdapat ketika sedang ada razia kendaraan motor di jalan raya, Polisi mencatat serta melaporkan  hasil razianya.

3. Administrasi perkantoran dilakukan oleh seluruh pihak yang ada pada organisasi

Karakteristik yang ketiga dimiliki oleh administrasi perkantoran ialah bahwa pekerjaan ini dapat dilakukan oleh siapa saja. Tidak terbatas baik pimpinan yang paling tinggi hingga karyawan yang memiliki strata paling rendah pada perusahaan.

Misalnya: Bagian tata usaha mencatat siapa saja yang tidak masuk dalam satu minggu dengan mendatangi setiap bagian departermen setiap harinya.

Pengertian Adminstrator

Administrator merupakan orang yang menjalankan berbagai proses administrasi khususnya pada bagian tata usaha, yang biasanya telah menjalani pendidikan administrasi perkantoran sebelumnya. Berbagai materi administrasi perkantoran seperti memasukan data, membuat pengaturan dan kebijakan, menerima pesanan, dan lain sebagainya adalah hal yang dihandle oleh seorang administrator.

Beberapa tugasnya antara lain adalah sebagai berikut:

  1. Memilih berbagai surat, paket kiriman, dan pos yang masuk dan keluar dari perusahaan atau organisasi
  2. Menerima dan melakukan panggilan
  3. Menulis atau mengetik dokumen
  4. Melakukan kegiatan surat menyurat baik secara offline maupun online
  5. Menyambut serta memberikan pelayanan pada customer atau tamu
  6. Menyusun agenda kantor
  7. Mengisi data entry pada organisasi atau perusahaan
  8. Mencatat dan melaporkan buku harian perusahaan