Dalam dunia kerja, kita pasti mengenal istilah surat dinas. Surat dinas resmi ialah sebuah surat resmi yang dibuat lembaga atau instansi secara khusus untuk kepentingan dinas. Definisi lain ialah sebuah surat dengan isi permasalahan kedinasan yang dibuat suatu instansi atau lembaga. Surat ini ditujukan bagi keperluan kedinasan, seperti swasta maupun pemerintah. Hal ini karena fungsi kedinasan tak terbatas hanya pada pemerintahan saja namun juga pada tingkat swasta.
Biasanya, surat ini berisi penyampaian pengumuman, pemberian tugas, pemberian izin dan lain-lain. Penulisannya akan menggunakan format serta bahasa yang resmi sehingga sering pula disebut sebagai surat resmi.
Pada artikel Jurnal Manajemen kali ini akan membahas secara lengkap mengenai beragam Contoh Surat Dinas. Simak ulasannya :
Fungsi Surat Dinas
Terdapat beberapa fungsi dari surat resmi dinas, berikut adalah beberapa di antaranya:
- Sebagai alat pengingat karena surat ini dapat pula dijadikan sebagai arsip bagi instansi maupun lembaga tertentu yang mengeluarkannya
- Menjadi pedoman pekerjaan seperti pengambilan keputusan, pemberian izin maupun instruksi
- Berguna sebagai bukti dari perkembangan yang terjadi di suatu lembaga atau instansi
- Sebagai alat bukti misalnya surat perjanjian
Karakteristik Surat Dinas
Ciri-ciri surat dinas ialah sebagai berikut:
- Terdapat kop surat serta nama lembaga atau instansi terkait yang mengeluarkan surat tersebut
- Ada nomor surat serta lampiran
- Terdiri dari salam pembuka serta salam penutup
- Pastikan ada stampel lembaga atau instansi terkait yang mengeluarkan surat
- Menggunakan bahasa resmi yaitu Bahasa Indonesia dengan Ejaan Yang Disempurnakan karena surat ini termasuk dalam golongan surat resmi
Terdapat beberapa syarat agar sebuah surat dapat dikategorikan sebagai surat dinas. Berikut adalah beberapa syarat tersebut:
- Format surat haruslah teratur menggunakan format surat dinas yang resmi
- Isi suratnya tak terlalu panjang serta langsung pada hal inti yang hendak disampaikan
- Bahasanya adalah bahasa resmi, sopan serta tetap mudah dipahami pembaca
- Surat haruslah bisa menggambarkan citra lembaga atau instansi yang membuatnya
Bagian-Bagian Surat Dinas
Berikut akan dijelaskan bagian-bagian yang wajib ada dalam sebuah surat dinas:
- Kop surat atau kepala surat ialah bagian paling atas yang biasanya ada di sebuah surat resmi. Fungsi kop surat ini sekaligus sebagai pembeda antara surat formal serta surat non formal. Kop surat berisi logo, alamat serta nama lembaga atau instansi terkait. Nama akan mengacu pada organisasi induk dan kop surat akan memiliki ciri khas atau karakteristik dari organisasi tersebut.
- Tanggal surat akan terdiri dari nama, tempat serta tanggal saat surat tersebut dibuat.
- Nomor yang terdiri dari serangkaian kode surat dinas, nomor urut sesuai urutan dikeluarkannya surat, identitas lembaga atau instansi serta tahun pembuatan surat tersebut.
- Lampiran ialah lembaran tambahan yang dilampirkan, biasanya berupa kertas atau bisa juga berupa dokumen lain. Jika tidak terdapat lampiran dalam surat, maka bagian ini akan diisi tanda strip.
- Perihal atau hal adalah isi pokok surat dinas, misalnya untuk apa tujuan dari penulisan surat tersebut atau ditujukan untuk siapa surat tersebut.
- Alamat dengan dua macam jenis penulisan. Ada yang ditujukan untuk perorangan dan ada pula yang ditujukan untuk instansi atau lembaga tertentu. Apabila surat bersifat rahasia maka tidak perlu diberi tambahan kata “kepada”. Apabila surat dinas bersifat terbuka maka pemakaian kata “kepada” langsung diikuti nama instansi. Sementara jika surat ditujukan untuk banyak orang, harus digunakan kata “Bapak” atau “Ibu”. Jika surat dinas ditujukan bagi orang maupun jabatan, gunakan penulisan kata “Yth”.
- Salam pembuka digunakan agar dapat menunjukkan rasa hormat serta sopan santun.
- Isi surat yang harus sesuai dengan perihal
- Salam penutup digunakan dalam menunjukkan akhir isi surat tersebut
- Tulis nama lengkap dari orang yang mengirimkan surat dinas tersebut
- Jika perlu, bisa digunakan tembusan, yaitu pihak-pihak yang turut mendapat salinan dari surat dinas yang telah dialamatkan
- Inisial diletakkan di bagian kiri bawah tembusan surat (jika surat menggunakan tembusan). Kegunaan inisial dipakai sebagai tanda pengenal dan ditulis dengan menyingkat nama pengetik surat serta pengonsep surat. Inisial juga bisa menunjukkan bahwa surat dinas tersebut asli dibuat oleh si pembuat surat. Bagian ini umumnya hanya dapat dibaca oleh orang yang dikirimi surat maupun orang yang bersangkutan terkait pembuatan surat tersebut.
13 Contoh Surat Dinas
Ada banyak macam macam surat dinas yang didasarkan pada tujuan penulisannya. Misalnya adalah surat dinas untuk penugasan, perjalanan dinas, pemberian izin, hingga surat dinas di sekolah terkait kegiatan OSIS dan lain-lain. Masing-masing surat tentu memiliki penulisan yang berbeda namun tetap mengacu pada bagian-bagian yang telah dijelaskan di atas. Agar bisa lebih dipahami terkait penulisan surat dinas, berikut adalah beberapa contoh yang bisa kita ikuti.
-
Contoh Surat Dinas Resmi
SMA Angkasa Bakti Cikarang
Jl. Jend. Sudirman No.12 Jakarta
No. Telp. (021) 22xxxxxx
Cikarang, 30 Januari 2019
No : 111/SMA Angkasa Bakti Cikarang/2019
Lampiran: –
Perihal: Undangan
Yth. Orang tua / Wali Murid Kelas X, XII dan XII SMA Angkasa Bakti Cikarang
Assalamu’alaikum warrahmatullahi wabarakatuh
Dengan hormat,
Dalam rangka Hari Pendidikan Nasional yang akan diperingati oleh seluruh siswa dan siswi di SMA Angkasa Bakti Cikarang, kami dari pihak sekolah akan menyelenggarakan sejumlah lomba. Di antaranya adalah lomba cerdas cermat untuk antar sekolah. Acara akan diselenggarakan pada:
Hari/tanggal : Senin, 18 Februari 2019
Pukul : 09.00 s.d 12.00 WIB
Tempat : Cikarang
Acara : Lomba Cerdas Cermat
Demikian surat pemberitahuan ini disampaikan, atas kerjasama serta perhatiannya kami ucapkan banyak terimakasih.
Wassalamu’alaikum warrahmatulahi wabarakatuh.
-
Contoh Surat Dinas Sekolah
Surat dinas sekolah ialah surat yang dibuat pihak berwenang di suatu sekolah untuk wali atau orangtua murid yang menjadi anggota di sekolah tersebut. Biasanya, surat akan dibuat dalam rangka kegiatan sekolah seperti rapat, lomba maupun acara lain di mana keterlibatan orangtua akan diperlukan.
PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH
DINAS PENDIDIKAN SEKOLAH MENENGAH PERTAMA
(SMP) NEGERI 2 PURWOKERTO
Jl. Gereja No.29 Purwokerto, Telp. (0281) 65xxxxxx
Purwokerto, 30 Januari 2019
Nomor : 199/smp2/2019
Lampiran : –
Perihal : Diskusi Kegiatan Ulang Tahun SMP N 2 Purwokerto
Yth. Orangtua / Wali Murid SMP N 2 Purwokerto
Assalamu’alaikum warrahmatullahi wabarakatuh
Dalam rangka memperingati hari ulang tahun SMP Negeri 2 Purwokerto yang ke-40, kami selaku pengurus OSIS merencakan diskusi untuk memperingati kegiatan ulang tahun sekolah. Kami mohon kehadiran Bapak/Ibu selaku orang tua / wali murid agar turut berpartisipasi dan memberi masukan pada:
Hari dan tanggal : Senin, 18 Februari 2019
Tempat : Aula Serba Guna SMP N 2 Purwokerto
Acara : Diskusi Hari Ulang Tahun Sekolah
Mengingat pentingnya acara, dimohon agar orang tua / wali murid dapat hadir secara tepat waktu. Demikian undangan ini kami sampaikan, atas perhatian dan partisipasinya kami ucapkan banyak terimakasih.
Wassalamu’alaikum warrahmatullahi wabarakatuh
Mengetahui,
Kepala SMP N 2 Purwokerto Ketua OSIS
Sugiyono Arif Rahmawan
-
Contoh Surat Dinas Pemerintah
Surat dinas pemerintah ialah salah satu jenis surat dinas yang secara khusus dibuat pemerintah dan berkaitan dengan instansi dari luar maupun bagian instansi itu sendiri. Surat ini umumnya dibuat instansi pemerintah dalam rangka penyelenggaan peringatan hari tertentu maupun kegiatan tahunan. Berikut adalah contohnya.
PEMERINTAH KOTA PURWOKERTO
DINAS PERTAMANAN DAN TATA KOTA
Jl. Jend. Sudirman No.117 Purwokerto
Telp. (0281) 76xxxxxx
Purwokerto, 30 Januari 2019
Nomor : 009/PK/70/XII/2019
Perihal : Undangan
Kepada
Dinas Pertamanan dan Tata Kota
Kota Purwokerto
Di tempat
Assalamu’alaikum warrahmatullahi wabarakatuh
Dengan hormat, kami dari Dinas Pemerintah hendak mengundang Bapak/Ibu/Saudara dalam acara syukuran atas Hari Jadi Organisasi Budi Pekerti yang ke-12. Organisasi Budi Pekerti telah menjadi organisasi yang solid dalam menjadi wadah pikiran anak-anak muda terkait pengambilan keputusan serta tempat berkarya secara baik sesuai etika yang berlaku. Acara akan dilaksanakan pada:
Hari dan Tanggal : Senin, 18 Februari 2019
Waktu : 09.00 WIB – selesai
Tempat : Gedung Pertemuan Harmoni
Acara : Syukuran atas Hari Jadi Organisasi Budi Pekerti ke-12
Mengingat pentingnya acara, dimohon kehairan Bapak/Ibu/Saudara secara tepat waktu.
Demikian surat undangan ini dibuat, atas perhatian serta kehadirannya diucapkan terimakasih.
Wassalamu’alaikum warrahmatullahi wabarakatuh
Kepala Dinas Pertamanan dan Tata Kota
Pemerintah Kota Purwokerto
Ir. Ahmadi Suryawan, MBA
Tembusan:
- Kepala Bagian Arsip
- Kepala Bagian Pengelola Teknis Proyek Dinas Tata Ruang
-
Contoh Surat Dinas Perusahaan
Surat dinas perusahaan ialah surat dinas yang dikeluarkan perusahaan swasta maupun negeri sehubungan instansi luar maupun kegiatan yang dilaksanakan di dalam perusahaan tersebut. Biasanya, surat ini akan dibuat sejalan dengan kepentingan perusahaan sehubungan dengan alih jabatan, pekerjaan, maupun perizinan karyawan yang ada di perusahaan tersebut. Berikut adalah contoh surat dinas yang benar.
PEMERINTAH KOTA PURWOKERTO
DINAS PENDIDIKAN NASIONAL SMA NEGERI 4 PURWOKERTO
Telp. (0281) 81xxxxx Email : [email protected]
Nomor : 019/0044/X/2019
Lampiran : Dua Eksemplar
Perihal : Permohonan Izin
Yth. Kepala Dinas Pendidikan
Kota Purwokerto
Dengan hormat,
Kami selau Dewan SMA Negeri 4 Purwokerto bermaksud menyelenggarakan kegiatan sekolah terkait hari ulang tahun SMA Negeri 4 Purwokerto. Acara akan diselenggarakan pada:
Hari/Tanggal : Senin, 18 Februari 2019
Waktu : 07.30 WIB – selesai
Tempat : Gedung Serbaguna Dinas Pendidikan Purwokerto
Sehubungan hal ini, kami hendak mengajukan permohonan izin agar dapat menyelenggarakan kegiatan tersebut di atas. Atas perhatiannya diucapkan terimakasih.
Wassalamu’alaikum warrahmatullahi wabarakatuh
Hormat kami,
Setyo Purnomo
-
Contoh Surat Dinas Undangan
Pengertian surat dinas undangan ialah surat dinas yang secara khusus ditujukan sebagai undangan dari instansi ke instansi lain atau ke orang lain. Surat ini akan dibuat dengan didasarkan pada perintah pimpinan instansi dan biasanya merupakan undangan meeting, rapat, acara tahunan, diskusi ilmiah, peringatan ulang tahun perusahaan, forum kelembagaan dan masih banyak lagi. Berikut adalah contohnya.
- MANDIRI ANGKASA
Jl. Maritim No.73 Jakarta
Telp. (021) 66xxxxxx Email. [email protected]
Nomor : 008/SU-SDS/I/2019
Lampiran : –
Perihal : Undangan Sosialisasi
Kepada Yth
Pimpinan PT. Mandiri Angkasa
Di tempat
Assalamu’alaikum warrahmatullahi wabarakatuh
Dengan hormat,
Sehubungan dengan adanya pergantian kedudukan di beberapa jabatan dalam periode ketiga PT. Mandiri Angkasa, maka kami mengundang perwakilan perusahaan dalam melakukan serah terima jabatan. Acara akan diselenggarakan pada:
Hari/Tanggal : Senin, 18 Februari 2019
Waktu : 08.00 – 12.00 WIB
Tempat: Gedung Serbaguna PT. Mandiri Angkasa
Mengingat pentingnya acara tersebut, dimohon agar para tamu undangan hadir tepat waktu. Atas perhatian dan partisipasinya, kami ucapkan terimakasih.
Hormat kami,
Iswahyuni, MBA
-
Contoh Surat Dinas OSIS
Surat dinas OSIS ialah surat dinas yang secara khusus dibuat anggota OSIS di suatu sekolah. Tujuannya adalah agar dapat terselenggara suatu acara atau kegiatan di dalam sekolah tersebut yang masih dalam rangkaian kegiatan OSIS. Biasanya surat akan berisi undangan rapat, diskusi ilmiah, permohonan bantuan dana serta kegiatan lain terkait OSIS di sekolah. Kegiatan OSIS sendiri umumnya menggunakan surat yang mendapat persetujuan instansi pendidikan setempat seperti kepala sekolah atau guru pembimbing OSIS. Persetujuan dari seluruh anggota organisasi OSIS terutama ketua OSIS akan sangat penting terkait pengajuan surat ini. Berikut adalah contoh surat dinas untuk OSIS.
OSIS SMA N 2 PURWOKERTO
Jl. Gatot Subroto No.31, Purwokerto
Telp. (0281) 77xxxxxx
30 Januari 2019
Nomor : X/TI/2019
Perihal : Pengumuman
Lampiran : –
Kepada
Yth. Bapak/Ibu Orangtua / Wali murid
SMA Negeri 2 Purwokerto
Assalamu’alaikum warrahmatullahi wabarakatuh
Sehubungan dengan adanya kegiatan serah terima jabatan anggota OSIS periode 2019-2020, kami dari penanggungjawab OSIS akan menyelenggarakan acara yang dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal : Senin, 18 Februari 2019
Tempat : Auditorium SMA Negeri 2 Purwokerto
Waktu : 08.00 – 11.00 WIB
Mengingat pentingnya acara ini diharapkan Bapak/Ibu Orangtua / Wali murid dapat memberi izin mengikuti kegiatan ini secara tepat waktu. Demikian surat ini dibuat, mohon maaf apabila ada kata-kata yang kurang berkenan. Atas perhatian dari Bapak/Ibu orangtua / wali murid, kami ucapkan terimakasih.
Wassalamu’alaikum warrahmatullah wabarakatuh
Penanggung jawab,
Mariana
-
Contoh Surat Dinas Permohonan
Surat dinas permohonan ialah surat dinas dengan isi permohohan pada suatu instansi pada instansi lain dengan tujuan yang beragam. Biasanya, surat pengantar dinas ini bertujuan sebagai permohonan dana, undangan dan lain-lain. Berikut adalah contohnya.
PONDOK PESANTREN BINA AL IKHLAS
Jl. Ragasemangsang No.77, Purwokerto
Telp. (0281) 7xxxxx
Purwokerto, 30 Januari 2019
Nomor : 777/RE/JK/XI/19
Perihal : Permohonan
Lampiran : 1 lembar
Kepada Yth
CEO PT. Kirana Jaya
Di tempat
Assalamu’alaikum warrahmatullahi wabarakatuh
Sehubungan adanya kegiatan terkait seminar keagamaan di Pondok Pesantren Bina Al Ikhlas Purwokerto yang akan diselenggarakan pada:
Hari/tanggal : Senin, 18 Februari 2019
Waktu : 07.00 WIB s/d selesai
Tempat : Aula Pondok Pesantren Bina Al Ikhlas
Kami dari perwakilan Pondek Pesantren memohon bantuan dana agar acara seminar keagamaan yang diselenggarakan setahun sekali tersebut bisa dilaksanakan secara lancar. Sebagai bahan pertimbangan, berikut kami lampirkan 1 (satu) berkas proposal terkati seminar keagamaan tersebut.
Demikian surat permohonan yang kami buat, atas perhatiannya kami ucapkan terimakasih.
Wali Ponpes,
Ahmadi
-
Contoh Surat Dinas Pendidikan
Jenis jenis surat edaran berikutnya adalah surat dina spendidikan yang dibuat oleh instansi sekolah maupun dinas pendidikan terkait kegiatan pendidikan. Surat ini umumnya akan dibuat dalam rangka mengundang orang tua / wali maupun instansi lain. Dinas pendidikan memang seringkali mengedarkan surat yang diberikan pada para wali murid terkait pembayaran iuran, liburan maupun kegiatan lain yang dalam pelaksanaannya butuh persetujuan wali murid.
DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
SMA NEGERI 5 PURWOKERTO
Jl. Gereja No.13, Purwokerto
Telp. (0281) 67xxxxxxx
Nomor : 005/PK/104/X/2019
Perihal : Rapat
Kepada
Seluruh Guru Kelas X
SMA Negeri 5 Purwokerto
Assalamu’alaikum warrahmatullahi wabarakatuh
Dengan hormat,
Terkait surat keputusan Kepala Sekolah tentang peraturan serta pembiayaan baru di tahun ini, maka kami selaku pihak sekolah berniat mengundang Bapak/Ibu guru agar dapat menghadiri rapat yang akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal : Senin, 18 Februari 2019
Waktu : 12.00 Wib s/d selesai
Tempat : Aula SMA Negeri 5 Purwokerto
Mengingat pentingnya kegiatan ini, dimohon pada seluruh tamu undangan untuk dapat hadir tepat waktu.
Demikian surat undangan kami buat dan sampaikan. Atas perhatian serta kerjasama dari Bapak/Ibu kami ucapkan banyak terimakasih.
Wassalamu’alaikum warrahmatullahi wabarakatuh.
Kepala SMA Negeri 5
Wiyanato, MM.Pd
-
Contoh Surat Dinas Swasta
Surat dinas swasta ialah surat dinas yang secara khusus dibuat instansi maupun perusahaan swasta dan masih berhubungan dengan instansi lain maupun di dalam instansi saja. Surat ini umumnya dibuat untuk tujuan laporan keuangan di dalam perusahaan, rapat maupun kegiatan lain. Tiap kegiatan yang dilakukan perusahaan memang umumnya akan disertai surat agar dapat menjadi bukti legal dari instansi terkait. Berikut adalah contoh surat dinas swasta.
- WIJAYA KARYA
Jl. Ahmad Yani No.6, Purwokerto
Telp. (0281) 54xxxxxxx
Nomor : 002/PWT/60/VI/2019
Perihal : Pemberitahuan Laporan Keuangan
Lampiran : –
Yth. Seluruh Karyawan
- Wijaya Karya
Di tempat
Dengan hormat,
Dalam rangka perbaikan manajemen keuangan dari PT. Wijaya Karya, akan dilakukan rekap serta laporan pada seluruh karyawan serta staff. Tujuan dari pelaksanaan acara ini ialah agar pemasukan serta pengeluaran terkait gaji karyawan bisa terlihat secara lebih transparan. Oleh karenanya, diharap kehadiran karyawan pada acara pembahasan laporan pada:
Hari/Tanggal : Senin, 18 Februari 2019
Waktu : 13.00 WIB s/d selesai
Tempat : Ruang Serbaguna PT. Wijaya Karya
Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatian serta partisipasi dari Bapak/Ibu kamu ucapkan banayk terimakasih.
Direktur Utama PT. Wijaya Karya,
Antonius Harahap
-
Contoh Surat Dinas Negosiasi
Surat dinas negosiasi ialah surat dinas yang secara khusus dibuat agar dapat digunakan untuk menego harga atau jasa yang ada dalam hubungan antar organisasi. Surat ini sendiri umumnya akan dibuat dalam kepentingan untuk mempromosikan barang, jasa maupun harga pada konsumen. Berikut adalah contohnya.
ASURANSI GRAHA MEDIKA
Jl. Kertojoyo No.16, Purwokerto
Telp. (0281) 99xxxxxx
Nomor : GM/12/00/19
Perihal : Penawaran
Lampiran : 1 (Satu) Proposal
Kepada Yth.
Direktur Utama PT Sejahtera Raya
Salam Sejahtera,
Kami adalah sebuah perusahaan di bidang asuransi jiwa. Dengan ini kami berkeinginan dalam memperkenalkan layanan yang kami tawarkan pada perusahaan Bapak/Ibu. Besar harapan kami agar dapat menjalin kerjasama dengan perusahaan Bapak/Ibu terutama dalam bidang asuransi jiwa. Asuransi ini terutama akan sangat bermanfaat pada seluruh karyawan dan staff guna menjamin kesehatan di masa yang akan datang. Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terimakasih.
Hormat Kami,
Graha Medika
-
Contoh Surat Perjalanan Dinas
Surat Perintah Perjalanan Dinas atau sering disingkat SPPD ialah surat yang memuat perintah tugas pada seorang pegawai maupun pejabat di sebuah instansi untuk melaksanakan tugas tertentu menuju suatu wilayah dalam waktu yang ditentukan. Biaya perjalanan tentu akan berasal dari instansi yang memberikan tugas.
Surat tugas perjalanan dinas ini cukup umum diberikan pada karyawan di sebuah kantor yang pekerjaannya berurusan dengan publik, seperti community relation dan lain-lain. Perjalanan dinas sendiri ialah perjalanan ke luar tempat kedudukan dengan minimal jarak sejauh 5 km dihitung dari batas kota. Perjalanan dinas akan dilakukan atas wewenang dan perintah dari atasan serta demi keperluan negara. Surat ini dapat dikeluarkan baik oleh instansi pemerintahan maupun swasta. Berikut contoh surat perjalanan dinas swasta.
SURAT PERJALANAN DINAS
Nomor : 110/PT.F/SPDin/IV/2019
Dalam rangka dilakukannya kontrak kerjasama dan perluasan usaha di daerah Yogyakarta, maka kami memberi tugas kepada:
Nama : Mulyadi
Jabatan : Manager Pemasaran PT. Sakti Jaya
Alamat : Jl. Harmoni No.33 Purwokerto
Untuk melakukan perjalanan dinas ke Yogyakarta. Pelaksanaannya sesuai dengan ketentuan di bawah ini:
Berangkat : 1 Februari 2019
Kembali : 3 Februari 2019
Kendaraan : Kereta
Akomodasi : Hotel
Semua biaya perjalanan dinas termasuk akomodasi dan konsumsi akan ditanggung oleh PT. Sakti Jaya sesuai peraturan yang berlaku.
Demikian surat perintah perjalanan dini, diharapkan Saudara agar dapat melaksanakannya dengan baik dan kami sangat memohon bantuan semua pihak agar pelaksanaan perjalanan dinas bisa berjalan lancar.
Purwokerto, 30 Januari 2019
Direktur
Iwandi Maulana
-
Contoh Surat Dispensasi
Surat dispensasi ialah surat yang diberikan pada instansi maupun lembaga dengan isi memberitahukan serta memohonkan izin seseorang pada atasan maupun orang berwenang agar tidak melaksanakan atau meninggalkan tugas selama beberapa waktu dikarenakan adanya tugas atau kegiatan yang lebih penting. Surat ini juga termasuk surat resmi sehingga tidak dikeluarkan perorangan. Strukturnya sama seperti surat-surat resmi lainnya. Berikut adalah contohnya.
KOMUNITAS PANJAT TEBING PURWOKERTO “MAPALA”
Sekretariat : Jl. Asmuni No.324 RT05 RW04
Telp. (0281) 78xxxxxx
Purwokerto, 30 Januari 2019
Nomor : 112/OR/VI/2019
Lampiran : –
Perihal : Dispensasi
Kepada Yth
Kepala SMA N 2 Purwokerto
Di tempat
Salam lestari,
Sesuai surat edaran tertanggal 1 Januari 2019 dari FPTI Pengurus Daerah Jawa Tengah No : 120/PANGKIB/FPTIJATENG/V/2019, untuk peran serta dari seluruh komunitas panjat tebing se-Indonesia dalam Pengibaran Bendera Merah Putih di Tebing Sepikul Trenggalek, sebagai upaya dalam meningkatkan nasionalisme para pemanjat tebing se-Indonesia. Acara akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal : Senin, 18 Februari 2019
Tempat : Tebing Sepikul di Trenggalek, Jawa Timur
Demi lancarnya kegiatan ini maka mohon dapat diberikan izin dispensasi untuk:
Nama : Mulyono
Kelas : X.A
Sekolah : SMA Negeri 2 Purwokerto
Demikian atas perhatian serta kerjasamanya kami ucapkan terimakasih.
Mengetahui,
An Ketua Umum Mapala
Ketua Harian
Joko Susilo
-
Surat Edaran
Surat edaran ialah surat yang berisi pemberitahuan tertulis dan ditujukan pada pegawai atau pejabat tertentu di suatu instansi. Isinya adalah penjelasan terkait suatu hal, seperti kebijakan pimpinan, peraturan perundang-undangan terbaru yang berlaku, petunjuk terkait tata cara pelaksanaan, dan masih banyak lagi. Surat ini akan dipakai baik oleh instansi pemerintahan maupun swasta. Surat biasanya akan dikirim oleh subjek surat yang memiliki kedudukan lebih tinggi dibanding objek surat. Ditinjau dari isinya, surat ini bisa berupa pemberitahuan, larangan, anjuran, petunjuk hingga pengumuman. Surat ini pun umum digunakan dalam dasar pembuatan kebijakan tertentu.
Surat ini umumnya akan ditujukan bagi jalangan umum akan tetapi hanya dalam ruang lingkup yang tertentu saja. Contohnya adalah surat dari rektor pada para dosen di universitas, kepala sekolah kepada para siswanya, serta direktur pada pegawainya. Surat ini termasuk surat resmi karena menggunakan bahasa yang resmi, jelas, singkat dan pada serta tentunya mencerminkan ciri organisasi yang membuatnya. Ada dua fungsi utama surat ini, yaitu sarana penyampaian informasi maupun pemberitahuan pada banyak pihak, di mana pemberitahuan tersebut bersifat umum. Kedua, sebagai petunjuk serta penjelasan terkait peraturan, kebijakan atau tata cara pelaksanaan bagi instansi pemerintahan maupun pemberitahuan atau pengumuman bagi perusahaan swasta.
Karakter Surat Edaran
Ciri-ciri surat ini di antaranya adalah dibuat menggunakan bahasa baku, sifatnya umum, memiliki isi serta bentuk yang sama bagi semua pihak yang menerimanya serta dibuat sebagai pemberitahuan pada pihak-pihak di dalam ruang lingkup tertentu saja. Surat ini sendiri terbagi dalam dua jenis, yaitu surat terbatas serta tidak terbatas. Untuk surat yang terbatas, hanya akan dibuat oleh organisasi atau instansi tertentu dan ditujukan pada para anggotanya saja atau internal. Sementara surat yang tidak terbatas akan dibuat oleh instansi yang ditujukan pada masyarakat umum.
Surat edaran memang seringkali digunakan instansi pemerintahan. Pejabat tinggi akan menerbitkan surat ini kemudian membagikannya pada dinas-dinas terkait maupun bawahannya. Salah satu contoh yang sering ditemukan ialah saat pejabat tinggi hendak mengadakan sebuah rapat dinas besar. Pejabat akan menerbitkan surat sebagai berikut untuk para bawahannya.
Contoh Surat Edaran
DINAS INDUSTRI DAN PERDAGANGAN
PEMERINTAH DAERAH KOTA PURWOKERTO
PROVINSI JAWA TENGAH
Jl. Gatot Subroto No.111 Kota Purwokerto
Telp. (0281) 99xxxxx
SURAT EDARAN
Purwokerto, 30 Januari 2019
Nomor : 33/PTKS/GG/5/19
Sifat : Penting
Perihal : Rapat Dinas Besar
Yth,
Bapak/Ibu Karyawan
Dinas Industri dan Perdagangan
Pemerintah Daerah Kota Purwokerto
Di tempat
Sehubungan akan dilaksanakannya Rapat Dinas Besar dalam rangka pelaksanaan Peraturan Daerah No.11 Tahun 2018 terkait Penetapan Pengambilan Cuti dan Izin Tidak Masuk Kerja, maka dimohon kehadiran Bapak/Ibu pada:
Hari/Tanggal :Senin, 18 Februari 2019
Tempat : Aula Gedung B
Waktu : 08.00 s/d selesai
Mengingat pentingnya acara ini, dimohon kehadiran Bapak/Ibu secara tepat waktu. Atas perhatian serta partisipasinya, kami ucapkan banyak terimakasih.
Kepala Dinas Industri dan Perdagangan,
Seto Adji
Kesimpulan
Itulah beberapa contoh dari berbagai jenis-jenis surat dinas yang diharapkan bisa jadi panduan bagi kita sebagai cara membuat surat dinas yang baik dan benar sesuai tujuannya masing-masing. Pembuatan masing-masing surat resmi di atas sebenarnya sama-sama memiliki unsur dasar seperti kop surat, nomor surat, isi hingga penutup. Yang membedakannya satu sama lain ialah objek, objek dan tujuan dari dituliskannya surat itu. Jika kita telah memahami bagian-bagian surat, maka akan mudah bagi kita dalam menulis surat resmi yang manapun sesuai kepentingan masing-masing.
Mengetahui cara penulisan surat tugas dinas serta surat-surat resmi lainnya terutama diperlukan apabila kita berada di bagian administrasi sebuah lembaga atau instansi. Penulisan surat-surat ini biasanya akan jadi materi di bangku sekolah atau kuliah khusus administrasi.
Format surat umumnya juga telah disediakan, kita cukup mengisinya dengan isi seperti tanggal, nomor surat, nama pengirim dan penerima surat, serta keterangan lain. Surat-surat ini akan berguna untuk beragam kepentingan terkait instansi atau lembaga terkait, seperti penyelenggaraan acara tertentu, pengambilan keputusan, permohonan dana dan lain sebagainya. Memahami cara penulisan surat serta ciri-ciri dari surat resmi akan memberi kita banyak keuntungan.
