Penjelasan Standar Operasional Prosedur [SOP] Terlengkap

9 min read

SOP [standar operasional prosedur]

Tentunya setiap perusahaan yang ada, bagaimanapun bentuk yang dimilikinya dan jenisnya pasti membutuhkan suatu panduan, Salah satunya SOP. Panduan ini digunakan untuk dapat menjalankan tugas dan juga fungsi yang dimiliki setiap elemen dan juga unit di dalam perusahaan. SOP singkatan dari Standar dalam Operasional Prosedur yang merupakan sistem yang disusun untuk sebuah organisasi atau perusahaan. Singkatan SOP ini biasa digunakan secara global dalam menyebut suatu standar operasi yang ada di sebuah organisasi atau perusahaan.

Dalam hal ini standar operasional perusahaan, juga disusun untuk dapat memberikan kemudahan, merapikan dan juga bagaimana membuat tertib pekerjaan yang dilakukan. Standar operasional prosedur tentunya memiliki fungsi dan peran yang sangat penting untuk sebuah perusahaan.

Berikut ini adalah artikel Jurnal Manajemen yang berisi penjelasan lengkap mengenai standar operasional prosedur untuk organisasi atau perusahaan.

Pengertian SOP

Lalu apa itu SOP? sebuah standar dalam operasional prosedur adalah suatu dokumen, yang memiliki kaitan dengan prosedur yang dilakukan secara kronologis. Dalam hal ini memiliki tujuan agar dapat menyelesaikan pekerjaan yang ada, agar hasil kerja yang didapatkan efektif dari pekerja. Bukan hanya hasil kerja saja, namun juga berkaitan dengan biaya yang serendah-rendahnya. Standar Operasional Prosedur yang merupakan kepanjangan SOP juga menyangkut berbagai hal secara luas.

Standar ini biasanya terdiri dari beberapa manfaat, kapan dibuat atau membutuhkan revisi, metode penulisan untuk sebuah prosedur hingga dilengkapi juga bagaimana bentuk bagan dalam flowchart di bagian akhir tertentu. Tentunya bagaimana bentuk dari perusahaan atau organisasi tersebut dan bagaimana jenisnya, membutuhkan standar operasional prosedur untuk dapat melakukan pengontrolan.

SOP artinya juga untuk dilakukan pengontrolan dengan panduan yang baik dan benar untuk dapat menjalankan tugas dan juga fungsinya di setiap elemen atau bahkan unit di perusahaan. Hal ini juga dilakukan, guna untuk dapat memastikan bahwa kegiatan operasional yang dilakukan atau bahkan perusahaan, dapat berjalan lancar dan mengetahui pihak mana saja yang tepat untuk melaksanakannya.

Tujuan SOP

Salah satu tujuan secara umum dari SOP perusahaan, adalah untuk dapat menjelaskan berbagai perincian yang ada atau sebuah standar yang tetap mengenai berbagai aktivitas dari pekerjaan. Dalam hal ini memang dilakukan secara berulang-ulang, yang diadakan atau dilakukan dalam sebuah organisasi termasuk sebuah perusahaan. Hal ini juga yang dikatakan sebagai fungsi SOP yang harus diketahui.

SOP adalah, standar yang memang mampu untuk dapat menjadikan sebuah arus dalam pekerjaan, agar semakin baik. Dalam hal ini standar operasional sebuah prosedur juga dapat dijadikan sebagai pedoman, agar dapat menjadi panduan untuk karyawan baru, menghemat biaya yang keluar, memberikan kemudahan dalam dilakukannya pengawasan hingga membuat koordinasi yang baik untuk semua bagian.

Berikut ini adalah tujuan dari standar operasional sebuah prosedur menurut Indah Puji:

  1. Untuk dapat menjaga konsistensi yang dimiliki oleh penampilan dalam kinerja, atau bahkan sebuah kondisi tertentu dan bagaimana petugas juga lingkungan dalam melaksanakan semua tugas atau pekerjaan tertentu yang dimilikinya.
  2. Arti SOP sekaligus fungsi yang dimilikinya, adalah sebagai sebuah acuan dalam melaksanakan kegiatan tertentu. Tentunya hal ini juga berlaku untuk sesama pekerja yang ada dan juga supervisor.
  3. Untuk se bisa mungkin menghindari adanya kegagalan atau terjadinya sebuah kesalahan, terutama dalam hal ini juga dapat mengurangi sebuah konflik yang ada seperti adanya keraguan juga pemborosan dalam sebuah proses kegiatan yang dijalankan.
  4. Memiliki fungsi untuk menjadikan sebuah parameter, untuk dapat menilai mutu yang dimiliki oleh pelayanan.
  5. Agar dapat lebih menjamin bagaimana penggunaan tenaga dan juga sumber daya yang dilakukan, agar efisien dan juga efektif.
  6. Untuk dapat menjelaskan sebuah alur yang dimiliki oleh tugas, wewenang dan juga tanggungjawab dari petugas yang memang terkait.
  7. Sebagai sebuah dokumen, yang mana akan membantu untuk dapat menjelaskan bagaimana penilaian dari pelaksanaan proses kerja bila nantinya terjadi suatu kesalahan atas dugaan mal praktek yang dikhawatirkan. Hal ini juga untuk dapat menghindari kesalahan administrative lainnya. Sehingga apa yang dimaksud dengan SOP adalah melindungi.
  8. Bukan hanya untuk melindungi, namun dokumen tersebut juga digunakan untuk memberikan sebuah pelatihan.
  9. Sebagai dokumen, yang manamerupakan sejarah yang nantinya jika dibuat ke dalam sebuah SOP yang baru.

Manfaat SOP

  1. Sesuai dengan kepanjangan dari SOP, yaitu standar operasional dalam prosedur yang mana memiliki manfaat sebagai standarisasi cara yang dilakukan oleh semua pegawai. Dalam hal ini juga dilakukan untuk dapat menyelesaikan pekerjaan khusus guna untuk dapat mengurangi berbagai kesalahan dan juga kelalaian yang mungkin akan terjadi nantinya.
  2. SOP juga dapat membantu staf atau semua anggota yang ada, agar menjadi karyawan atau pekerja yang lebih mandiri dari sebelumnya. Karyawan juga diharapkan tidak bergantung dengan intervensi yang dimiliki oleh manajemen. Dalam hal ini juga akan mengurangi keterlibatan untuk pimpinan dalam pelaksanaan seluruh proses yang dilakukan sehari-harinya.
  3. Manfaat yang dimiliki oleh standar operasional dalam prosedur ini, mampu untuk meningkatkan bagaimana akuntabilitas dengan mendokumentasikan tanggungjawab secara khusus untuk dapat melaksanakan tugas yang ada.
  4. Standar operasional sebuah prosedur ini, juga digunakan untuk menciptakan ukuran dari standar kinerja yang mana akan membantu untuk memberikan pegawai cara konkret. Hal ini juga dilakukan untuk dapat memperbaiki kinerja dan juga membantu untuk mengevaluasi usaha yang mana telah dilakukan.
  5. Dapat menciptakan bahan-bahan untuk pelaksanaan training dalam sebuah organisasi, yang mana akan membantu untuk pelaksanaannya yang lebih efisien dan juga dikelola dengan baik.
  6. Dapat menunjukan bagaimana kinerja yang dimiliki oleh organisasi, agar dapat berjalan dengan cara yang efisien dan juga dapat dikelola dengan baik.
  7. Membantu untuk dapat menyediakan berbagai pedoman untuk semua pegawai yang ada di setiap unit pelayanan, dimana dalam melaksanakan pemberian dalam pelayanan tersebut dilakukan dalam kurun waktu sehari-hari.
  8. Unuk menghindari terjadinya tumpang dan juga tindih, untuk semua pelaksaan tugas pemberian pelayanan yang dilakukan.
  9. Untuk membantu penelusuran terhadap berbagai kesalahan-kesalahan yang mungkin dilakukan dalam procedural. Hal ini juga merupakan salah satu SOP dalam kerja, yang mana digunakan untuk menjamin berbagai proses untuk pelayanan yang berjalan dalam berbagai situasi yang ada.

Prinsip-prinsip SOP

Dalam PERMENPAN PER/21/M-PAN/11/2008 telah disebutkan sebelumnya, bahwa dalam proses untuk menyusun SOP, dalam hal ini juga harus dapat memenuhi prinsip-prinsip yang ada. Prinsip-prinsip tersebut adalah untuk dapat memberikan kemudahan dan juga kejelasan, efisiensi, efekstivitas, keselarasan, kerukunan hingga bagaimana lingkungan organisasi dapat berjalan selaras.

Hal ini juga harus di dasarkan, dengan bagaimana aturan yang selalu dapat berorientasi dengan pada penggunaan kepatuhan hukum dan juga kepastian hukum. Berikut ini adakah prinsip yang dimiliki oleh standar operasioanl dalam prosedur untuk sebuah organisasi.

1. Konsisten

Dalam hal ini standar operasional dalam prosedur, harus dilaksanakan secara konsisten darei waktu ke waktunya. Hal ini juga harus dilakukan oleh siapapun dan dalam kondisi apapun yang terjadi. Tentunya hal ini juga termasuk dengan seluruh jajaran dari organisasi pemerintahan.

2. Komitmen

Standar operasional dalam prosedur juga sudah harus dilaksanakan, dengan komitmen yang memang penuh dari seluruh jajaran di organisasi yang ada. Hal ini juga termasuk dengan jajaran di level yang rendah maupun level yang paling tinggi.

3. Perbaikan berkelanjutan

Dalam pelaksanaan standar operasional dalam prosedur, tentunya dalam hal ini harus terbuka dengan penyempurnaan-penyempurnaan yang nantinya akan dilakukan. Tentunya penyempurnaan juga dilakukan untuk dapat memperoleh prosedur yang memang benar-benar efisien dan juga efektif.

4. Mengikat

Sebuah standar operasional dalam prosedur ini, tentunya juga harus mengikat pelaksanaan dalam melaksanakan tugas yang dimilikinya. Hal ini juga harus di sesuaikan dengan prosedur standar yang memang telah dan sudah di tetapkan.

5. Seluruh unsur tentunya memiliki peran penting

Prinsip lain yang juga dimiliki oleh standar operational dalam prosedur ini, adalah dimana seluruh pegawai yang ada tentunya memiliki peran-perannya tertentu dalam setiap prosedur yang ada. Tentunya dalam hal ini juga sudah di satandarkan dengan baik. Jika memang salah satu pegawai tidak melaksanakan standar operasional sebuah prosedur yang dibuat, maka akan menggangu.

Bukan hanya untuk pegawai tersebut, namun menganggu secara keseluruhan yang ada di dalam proses. Hal ini juga yang akhirnya dapat berdampak pada seluruh proses penyelenggaraan yang ada pada pemerintahan.

6. Terdokumentasi dengan baik

Seluruh prosedur yang ada dan dibuat, tentunya dalam hal ini sudah di standarkan dengan baik dan harus melewati proses dokumentasi dengan baik. Hal ini dilakukan agar dapat dijadikan sebagai sebuah referensi untuk mereka yang mana membutuhkan prosedur tersebut.

Cara Membuat SOP

1. Tahapan persiapan

SOP kerja juga memiliki tahapan untuk pembuatannya, tahapan pertama yang dilakukan adalah tajapan persiapan. Tentunya dalam pembuatan standar operasional dalam sebuah prosedur yang mana dipergunakan untuk skala besar dalam perusahaan, dibutuhkan sebuah tim. Tim ini juga yang berasal dari setiap unit yang ada dan juga diambil dari berbagai level di organisasi.

Untuk level yang memang lebih kecil dalam pembuatan sebuah standar operasional dalam prosedur, dapat dikerjakan oleh bagian tim yang juga lebih kecil atau personal sekalipun. Dalam hal ini dapat melakukan hal sebagai berikut:

  • Melakukan identifikasi kebutuhan
  • Mengumpulkan data
  • Melakukan analisis untuk prosedur
  • Melakukan pengembangan

2. Penilaian kebutuhan

Untuk tahapan yang satu inil, dalam membuat standar operasional dalam prosedir tentunya juga dilakukan dengan menentukan format dari standar operasional dalam prosedur sendiri. Hal ini akan diterapkan, dan ditentukan juga dengan berapa jumlah standar operasional dalam prosedur yang sekiranya akan dibuat di suatu ruang lingkup dari SOP yang ada.

3. Pengembangan standar operasional dalam prosedur

Sebagai salah satu satndar yang memang akan dijadikan sebagai acuan dalam sebuah proses, tentunya pelaksanaan dari kegiatan yang ada dalam keseharian organisasi atau perusahaan sendiri juga harus mengikuti. Dalam pembuatan standar operasional dalam prosedur, juga tidak dapat dilakukan secara instan. Hal ini tetap membutuhkan beberapa revisi berulang.

Revisi tersebut dilakukan hingga nantinya selesai untuk menjadi standar operasional dalam prosedur  yang handal dan juga sah untuk di tetapkan.

 4. Penerapan standar operasional dalam prosedur

Dalam setiap tugas pelaksanaan tentunya harus diberi tahu, bagaimana standar operasional dalam prosedur yang merupakan hasil dari pembuatan baru atau bagian dari pengembangan dengan alasan mengapa dilakukan perubahannya. Salinan standar operasional dalam prosedur ini juga harus di sebar luaskan djuga harus dipastikan segala hal yang bersangkutannya.

Hal ini juga termasuk dengan bagaimana pelaksanaan hingga perannya, yang ada dan dijabarkan dalam standar operasional dalam prosedur.

 5. Melakukan monitoring dan evaluasi penerapan standar operasional dalam prosedur

Dari hasil SOP yang ada dan telah dibuat, dalam hal ini tentunya tetap harus dilakukan pemantauan dalam pelaksanaan penerapannya. Masukan-masukan yang sekiranya diterima dalam pembuatan standar operasional dalam prosedur dari berbagai upaya monitoring yang sebelumnya dilakukan, tentunya akan sangat berharga.

Hal ini dapat dijadikan sebagai salah satu bahan dari evaluasi yang akan datang, hingga bagaimana penyempuranaan standar operasional dalam prosedur yang akan datang.

Contoh SOP

1. Contoh standar operasional dalam prosedur untuk menggunakan alat pemadam kebakaran

  • Jangan lupa untuk menarik PIN, yang terdapat pada tabung yang dimiliki oleh pemadam.
  • Arahkan selang yang dimiliki tabung, atau yang biasa disebut dengan noozle pada sumber api yang ada.
  • Tekan bagian kuas yang dimiliki tabung pemadam.
  • Semprotkan alat untukmemadamkan api ringan, yang mana berasal dari sumber api dengan cara menyisir atau menyapu dari arah kiri ke kanan atau bahkan sebaliknya.

 2. Contoh standar operasional dalam prosedur pegawai atau karyawan

 a. Tujuan jualan “ X mart”

  • Berusaha untuk mempertemukan penjual dengan pembeli, hal ini juga dilakukan agar memberikan kemudahan dalam bertandaksi dengan nyaman, mudah dan juga murah.
  • Menyediakan lokasi untuk dilakukannya jual dan beli, yang memiliki keadaan bersih, aman dan juga nyaman.

b. Standar operasional dalam prosedur swalayan “X mart”

  • Seluruh karyawan pagi yang ada, wajib untuk dapat hadir pukul 7.30 WIB, sedangkan untuk jadwal masuk karyawan sore wajib untuk hadir pada pukul 14.30 WIB.
  • Karyawan tentunya harus melakukan apel pagi terlebih dahulu, dan juga melakukan kegiatan untuk kebersihan agar dapat menjaga kebersihan dan juga kenyamanan swalayan “X mart”.
  • Pada pukul 08.00WIB, seluruh karyawan pagi wajib untuk dapat melaksanakan tugas hingga selesai pada kewenangannya masing-masing, sedangkan tugas untuk karyawan sore adalah dimulai pukul 15.00 WIB.
  • Pada pukul 12.00 WIB, karyawan yang ada di perbolehkan untuk beristirahat dan juga beribadah secara bergilir. Tempat untuk istirahat dan juga beribadah telah disediakan oleh swalayan “X mart”, harap untuk digunakan dan tetap menjaga kebersihan dan kerapian yang ada.
  • Pada pukul 15.00 WIB, nantinya terdapat shift atau pergantian jadwal kerja yang dimiliki oleh karyawan pagi maupun karyawan sore.
  • Untuk jam kerja yang dimiliki oleh karyawan pagi, dimulai dari jam 08.00 dan diakhiri hingga 15.00. Sedangkan untuk karyawan sore, dimulai dari pukul 15.00 – 21.00.
  • Setiap waktu salat yang ada, karyawan yang beragama Islam di perbolehkan untuk dapat melaksanakan Ibadah di tempat yang sudah disediakan.
  • Karyawan juga berhak untuk pulang, sesuai dengan jam yang sudah di tentukan.
  • Karyawan juga berhak untuk mendapatkan bonus tambahan, jika kinerja yang dimilikinya berhasil untuk mencapai hasil yang optimal menurut supervisor.

3. Contoh standar operasional dalam prosedur penerimaan mahasiswa baru

 a. Tujuan

 Prosedur untuk dilakukannya seleksi terhadap mahasiswa baru ini memiliki tujuan agar dapat menjelaskan bagaimana prose spendaftaran dengan baik dari mahasiswa baru, proses seleksi hingga nantinya sampai pada tahapa untuk melakukan proses daftar ulang mahasiswa yang telah di tetapkan sebagai mahasiswa kampus “A”

 b. Ruang lingkup

Prosedur yang dibuat ini juga meliputi dengan beberapa kegiatan pemberian pengumuman, tentang segala hal mengenai penerimaan mahasiswa baru, proses untuk dilakukannya pendaftarana mahasiswa, test untuk masuk hingga bagaimana pengumuman hasil tes dan pendaftaran ulang yang dilakukan untuk mahasiswa yang telah diterima.

Selanjutnya akan dilakukan beberapa kegiatan, seperti kegiatan matrikulasi untuk melihat ulang bagaimana mata kuliah yang ada selama proses dalam kegiatan belajar mengajar berlangsung.

c. Acuan atau referensi

Buku panduan akademik yang dimiliki oleh kampus “A”.

d. Sarana

  • Pendaftaran yang dilakukan secara online dan juga mencetak formulir dari pendaftaran
  • Perangkat komputer
  • Ujian untuk masuk
  • Kegiatan martkilulasi

e. Prosedur penerimaan

  • Proses untuk pendaftarana mahasiswa baru yang dilakukan secara online atau bahkan offline.
  • Setelah dilakukannya pengisian berkas secara online atau bahkan offline, calon mahasiswa dapat mencetak berkas dan juga langsung menyerahkan ke Badan Administrasi Umum (BAU).
  • Petugas untuk penerimaan juga dapat melakukan input atau bahkan tidak lulus dan mencetak tanda untuk terima penerayahn berkas. Hal ini juga termasuk dengan bukti prmbayaran dan juga nomor ujian yang dimiliki oleh calon mahasiswa sesuai dengan jadwal seleksi yang sudah tertera.
  • Mahasiswa yang dinyatakan lulus atau bahkan tidak lulus, akan diumumkan sesuai dengan jadwal yang ada.
  • Mahasiswa yang dinyatakan lulus untuk ujian masuk, wajib untuk secepatnya melakukan pendaftaran ulang dengan melengkapi berbagai [persyaratan yang sebelumnya telah ditentukan.

 4. Contoh SOP perusahaan jasa

a. Pakaian dan penampilan

  • Menggunakan seragam resmi yang dimiliki oleh PT X.
  • Menggunakan ID Card karyawan dengan metode gantung yang dilatakan di saku depan. Dalam hal ini diharapkan untuk tidak menggunakan cara lainnya.
  • Ikat pinggang berwarna cokelat atau hitam, disesuaikan dengan seragam yang ada.
  • Menggunakan sepatu pantofel berwarna hitam atau cokelat gelap. Hal ini berguna baik untuk laki-laki maupun wanita.
  • Menggunakan kaos kaki yang disesuaikan dengan momen atau himbauan.
  • Menggunakan atribut lain yang disesuaikan dengan PT X dan wajib untuk berpenampilan rapi.

b. Waktu kerja

  • Waktu kerja yang efektif adalah 8 jam kerja efektif.
  • Waktu istirahat yang dimiliki oleh karyawan adalah 1 jam, yang mana dapat diakumulasi dalam 1 hari.

Format Pembuatan SOP Secara Umum

1. Langkah sederhana

Standar operasional dalam prosedur ini, tentunya memiliki bentuk standar untuk operasional prosedur yang cukup sederhana. Dalam hal ini juga digunakan ketika sebuah prosedur yang memang hanya memiliki sedikit kegiatan dan juga dalam pengambilan keputusan yang memang sedikit dan tidak banyak. Untuk format dengan jenis sederhana ini, juga hanya untuk beberapa orang.

Untuk melaksanakan prosedur yang hanya diperuntukan beberapa orang ini, juga merupakan prosedur yang memang sederhana dan dilakukan dengan rutin. Biasanya untuk prosedur ini, hanya memiliki 10 langkah atau bahkan kurang.

2. Tahapan berurutan

Untuk tipe format yang satu ini, merupakan pengempangan dari langkah sederhana yang ada. Prosedur ini juga digunakan untuk prosedur yang memang memiliki 10 langkah atau bahkan lebih. Prosedur ini juga memerlukan beberapa informasi yang cukup detail. Namun, prosedur ini memang hanya membutuhkan pengambilan keputusan yang tidak banyak alias sedikit.

Bahkan beberapa langkah-langkah yang ada, memang sebelumnya sudah diidentifikasi lalu dijelaskan atau dijabarkan kedalam sub langkah yang memang dijelaskan secara rinci.

3. Grafik

Untuk format ini, dapat digunakan ketika nantinya peosedur memiliki susunan untuk kegiatan yang panjang dan lebih spesifik. Untuk semua proses panjang yang ada, kemudian nantinya juga dijabarkan ke dalam beberapa sub-sub proses yang lebih pendek dibandingkan dengan sebelumnya. Dalam hal ini sub proses memang berisi dengan beberapa langkah-langkah yang ada.

Untuk format dalam grafik, juga digunakan untuk menyusun prosedur yang ada dan juga memerlukan sebuah foto atau bahkan gambar. Dalam hal ini juga umumnya digunakan untukpemohon atau pelaksana dari eksternal sebuah organisasi.

4. Diagram alir

Diagram alir yang satu ini, memang digunakan ketika standar operasional dalam prosedur juga memrlukan untuk pengambilan sebuha keputusan. Pengambilan keputusan ini juga tidak dilakukan dengan cara yang kompleks atau bahkan banyak. Hal ini juga tetap membutuhkan opsi atau pilihan alternative dalam jawaban seperti ya atau tidak atau bahkan lengkap atau tidak.

Tentunya hal ini juga akan memengaruhi bagaimana sub langkah, yang akan dilanjutkan dengan proses yang ada. Penggunaan format dari diagram alir ini, juga melibatkan atau menggunakan beberapa symbol yang khusus seperti digambarkan untuk flow chart. Hal ini dilakukan untuk dapat menggambarkan bagaimana sebuah proses.