Proses Komunikasi : Pengertian, Tahapan, Model, Bagan, Contoh Dll

7 min read

Materi Jurnal Manajemen kali ini masih membahas tentang komunikasi, yaitu  proses komunikasi yang sebelumnya sudah pernah sedikit disinggung dalam materi komunikasi secara umum.

Pada pembahasan ini akan menjelaskan proses komunikasi, tahapan-tahapan proses komunikasi, disertai dengan skema proses komunikasi / bagan proses komunikasi / gambar proses komunikasi, juga model proses komunikasi dan hambatan-hambatann dalam proses komunikasi yang efektif.

Pengertian Proses Komunikasi

Komunikasi merupakan metode pengiriman/pertukaran informasi dan pesan antar manusia. Proses adalah pendekatan langkah demi langkah untuk melakukan sesuatu. Ada banyak cara untuk berkomunikasi dengan seseorang, seperti komunikasi verbal atau nonverbal, komunikasi lisan atau tertulis. Dengan demikian, proses komunikasi adalah setiap langkah mulai dari saat penciptaan pesan sampai pesan tersebut dipahami oleh komunikan (penerima pesan) sehingga komunikan mampu memberikan responnya.

Definisi Proses Komunikasi Menurut Para Ahli

Untuk lebih memahami tentang pengertian Proses Komunikasi, berikut ini  beberapa definisi proses komunikasi menurut para ahli :

  • Robert Kreitner

Proses komunikasi adalah rantai yang terdiri dari tautan yang dapat diidentifikasi. Rantai mencakup pengirim, pengodean, pesan, penerima, pengodean, dan umpan balik.

  • SK Kapur

Proses komunikasi adalah metode yang digunakan pengirim untuk mentransfer informasi dan pemahaman kepada penerima.

  • Kennedy dan Soemanagara

Proses komunikasi adalah sebuah proses sosial yang terjadi antara dua orang atau lebih dengan cara mengirimkan simbol kepada orang lain, seperti bahasa, grafik, angka dan lain sebagainya.

  • Atep Aditya Barata

Proses komunikasi adalah proses pengiriman dan penerimaan pesan yang efektif yang terjadi antara dua orang atau lebih, sehingga pesan yang disampaikan dapat dipahami oleh penerima.

Poin utama dalam komunikasi adalah setidaknya terdiri dua pihak, sebagai pengirim dan audiens. Proses komunikasi adalah yang paling penting agar suatu komunikasi berhasil.

Seseorang sering melakukan komunikasi dengan orang lain, tetapi banyak upaya berkomunikasi yang tidak berhasil. Jika seseorang memahami proses komunikasi, maka dapat mengidentifikasi dan meningkatkan keterampilan komunikasi, sehingga akan lebih berhasil berkomunikasi dengan orang lain atau kelompok orang.

Komunikasi yang efektif merupakan proses berkelanjutan, berubah-ubah dan tidak ada henti-hentinya, yang setidaknya melibatkan lima elemen yaitu pengirim (komunikator), pesan, media, penerima (komunikan) dan umpan balik(feedback).

Dalam prakteknya, proses komunikasi efektif tidak sesederhana itu. Karena terdapat berbagai hal yang bisa mendukung atau justru menghambat penyampaian pesan dari pengirim ke penerima pesan. Proses komunikasi efektif juga dipengaruhi oleh hal-hal yang berada di luar proses tersebut.

Tahapan Proses Komunikasi

Proses komunikasi mengacu pada langkah-langkah di mana komunikasi terjadi antara pengirim dan penerima. Proses ini dimulai dengan membuat konsep ide atau pesan oleh pengirim dan berakhir dengan umpan balik dari penerima. Secara umum proses komunikasi terdiri dari delapan langkah, yaitu :

  1. Pengembangan ide

Langkah pertama dalam proses komunikasi adalah pengirim mengembangkan atau membuat konsep ide, gagasan atau informasi  yang akan dikirim. Ide atau informasi tentunya harus mempunyai motif yang mendasari pengirim untuk melakukan proses komunikasi. Tahap ini juga dikenal sebagai tahap perencanaan karena pada tahap ini pengirim merencanakan materi komunikasi.

  1. Pengkodean / Penyandian (Encoding)

Pengkodean / penyandian berarti mengubah atau menerjemahkan ide menjadi bentuk yang dapat dipahami sehingga dapat dikomunikasikan kepada pihak lain.

  1. Pengembangan pesan

Setelah penyandian, pengirim mengembangkan pesan yang dapat dikirim ke penerima. Pesannya bisa dalam bentuk lisan, tertulis, simbolis atau nonverbal. Misalnya, ketika orang berbicara, ucapan adalah pesannya; ketika orang menulis surat, kata-kata dan kalimat adalah pesannya; ketika orang menangis, tangisan adalah pesannya.

  1. Pemilihan media

Pengirim memilih media komunikasi yang akan digunakan, di mana dia akan menyampaikan pesannya kepada penerima. Pemilihan media harus dilakukan dengan tepat agar pesannya efektif dan ditafsirkan dengan benar oleh penerima. Pilihan media tergantung pada hubungan interpersonal antara pengirim dan penerima dan juga pada urgensi pesan yang dikirim. Beberapa media komunikasi yang umum digunakan adalah lisan, tertulis, isyarat, gerakan, iklan, surat kabar, majalah, email, SMS, radio, dan televisi.

  1. Pengiriman pesan

Setelah media komunikasi dipilih, langkah selanjutnya adalah mengirim pesan melalui media yang dipilih. Dalam siklus proses komunikasi, tugas pengirim berakhir dengan pengiriman pesan.

  1. Penerimaan pesan

Tahap ini hanya melibatkan penerimaan pesan oleh penerima, dalam bentuk mendengar, melihat, merasakan dan sebagainya.

 Sejauh mana penerima menerjemahkan pesan tergantung pada pengetahuannya tentang pokok permasalahan, pengalaman, kepercayaan dan hubungannya dengan pengirim.

  1. Penerjemahan dan pemahaman pesan (Decoding)

Decoding adalah interpretasi penerima terhadap pesan yang dikirim. Penerima menerjemahkan pesan,  mencoba menganalisis dan memahaminya dengan cara sebaik mungkin. Komunikasi yang efektif terjadi hanya jika penerima mempunyai pemahaman pesan dengan cara yang persis sama seperti yang dimaksudkan oleh pengirim.

  1. Umpan balik (Feedback)

Pengertian umpan balik adalah respon atau komentar tentang pesan yang telah dikirimkan. Umpan balik memastikan penerima telah menerima pesan dan menafsirkannya dengan benar seperti yang dimaksudkan oleh pengirim. Hal ini bermanfaat untuk meningkatkan efektivitas komunikasi karena memungkinkan pengirim untuk mengetahui kemanjuran pesannya. Respons penerima dapat berupa verbal atau nonverbal.

 

Bagan proses komunikasi :

bagan proses komunikasi
bagan proses komunikasi | source : i2.wp.com

Model Proses Komunikasi

Perlu diketahui bahwa model komunikasi diterapkan untuk memberikan input dalam menetapkan sistem komunikasi standar. Selain itu model komunikasi juga digunakan untuk memastikan komunikasi yang efektif dalam perspektif organisasi bisnis. Setiap organisasi membuat sistem komunikasinya sendiri yang sebagian besar berdasarkan inspirasi dari model komunikasi populer. 

Berikut ini beberapa model komunikasi dasar untuk memudahkan pemahaman dan membantu menyiapkan model komunikasi yang efektif dalam bisnis dan bidang lainnya.

  1. Model stimulus

Komunikasi dengan model stimulus merupakan model yang paling dasar dalam komunikasi. Model ini menganggap komunikasi sebagai hal yang statis karena mengabaikan komunikasi sebagai sebuah proses. Komunikasi dalam model ini digambarkan sebagai sebuah proses aksi reaksi. Manusia dianggap berperilaku karena adanya kekuatan dari luar (stimulus), bukan berdasarkan keinginan, kehendak,  atau kemauan bebasnya.

Kata-kata, simbol, gambar-gambar, dan tindakan akan merangsang orang lain untuk memberikan respon dengan cara tertentu. Di mana proses ini merupakan perpindahan informasi ataupun gagasan. Proses ini dapat memberikan timbal balik dan mempunyai efek yang banyak. Setiap efek yang ditimbulkan dapat merubah perilaku dari komunikasi berikutnya.

  1. Model Komunikasi Satu Arah (Linear)

Model komunikasi linear terjadi dalam garis lurus dari pengirim ke penerima dan berfungsi untuk memberi informasi, membujuk atau perintah. Konteks proses komunikasi secara linear adalah proses penyampaian pesan oleh komunikator kepada komunikan sebagai titik penerimaan. Komunikasi linear ini digunakan baik dalam situasi komunikasi tatap muka maupun dalam komunikasi  menggunakan media.

Contoh komunikasi tatap muka yang menggunakan model satu arah misalnya jaksa yang sedang membacakan tuduhan kepada terdakwa atau seorang pimpinan perusahaan yang sedang memarahi anak buahnya yang tidak memungkinkan terjadinya dialog.

Komunikasi satu arah sebagian besar digunakan untuk memberikan informasi terkini melalui media surat kabar, televisi, radio. Informasi-informasi tersebut ditransmisikan atau dikomunikasikan melalui media komunikasi satu arah.

Kurangnya umpan balik dari penerima adalah salah satu kelemahan utama model ini. Dalam model ini, pengirim bersifat aktif sedangkan penerima bersifat pasif.

  1. Model Interaktif

Model komunikasi interaktif juga dikenal sebagai model konvergensi.

Menurut model ini, pertukaran ide dan pesan berlangsung baik cara dari pengirim ke penerima dan sebaliknya. Dengan kata lain, komunikasi berlangsung dua arah. Seseorang dapat berperan ganda, baik menjadi baik pengirim maupun penerima dalam sebuah komunikasi, tetapi tidak dapat menjadi keduanya dalam waktu yang sama.

Proses komunikasi terjadi di antara manusia atau mesin baik secara verbal dan nonverbal.

Pengirim mengirimkan pesan kepada penerima dan penerima kemudian menjadi pengirim dan mengirimkan pesan ke pengirim asli. Elemen penting pada model ini adalah umpan balik (feed back ) yang memungkinkan terjadinya dialog dan menunjukkan bahwa komunikasi berlangsung dalam dua arah karena adanya tanggapan terhadap pesan yang diterima oleh seseorang.

Pengalaman dan pengetahuan seseorang mempengaruhi pembentukan dan interpretasi pesan, yang akhirnya mempengaruhi umpan balik yang diberikan. Pengetahuan dan pengalaman seperti itu seringkali dibentuk oleh latar budaya, psikologis, sosial, dan situasional di mana pesan itu dibentuk dan ditafsirkan. Model interaktif juga mendukung konsep kebisingan dan hambatan komunikasi seperti bahasa, masalah jaringan, pemilihan saluran yang tidak tepat yang mempengaruhi model komunikasi.

Internet, media sosial, pemasaran interaktif, ATM, belanja online, ruang obrolan adalah contoh proses komunikasi model interaktif.

  1. Model Transaksional

Transaksional berarti pertukaran atau interaksi di antara orang-orang. Oleh karena itu, model komunikasi transaksional merupakan proses komunikasi yang bersifat kooperatif yang mengacu pada pertukaran pesan atau informasi antara pengirim dan penerima secara bergiliran.

Model ini adalah model komunikasi yang paling umum karena bahkan interaksi sehari-hari kita adalah contoh komunikasi model transaksional.

Model transaksional menjadi lebih efisien dan efektif ketika para peserta berasal dari lingkungan yang sama, saling mengenal dan berbagai sistem sosial yang sama. Setiap orang dalam proses komunikasi bereaksi tergantung pada faktor-faktor seperti latar belakang, pengalaman, sikap, kepercayaan, budaya dan harga diri mereka. Pilihan media yang tepat akan meningkatkan efisiensi dan keandalan pesan yang dikomunikasikan.

Proses Komunikasi Efektif

Pada proses komunikasi dikatakan efektif apabila komunikasi yang dilakukan mampu menghasilkan perubahan sikap (attitude change) pada orang lain. Dengan memahami  model dan tahapan proses komunikasi maka orang dapat menerapkan sistem atau struktur komunikasi yang digunakan. Berikut ini manfaat model proses komunikasi yang efektif :

  • Membantu mengidentifikasi dan memahami komponen komunikasi dan hubungan proses komunikasi yang sedang dipelajari.
  • Mewakili ide dan pemikiran baru tentang berbagai aspek komunikasi yang membantu kita merencanakan sistem komunikasi yang efektif.
  • Model adalah representasi bergambar dari proses komunikasi.
  • Digunakan untuk penelitian dan investigasi di bidang komunikasi.
  • Memprediksi komunikasi yang lebih efektif di masa depan dan juga memprediksi keberhasilan atau kegagalan suatu proses komunikasi tertentu.
  • Membantu menjelaskan suatu fenomena dengan memberikan informasi dengan cara yang disederhanakan yang sebaliknya rumit atau ambigu.
  • Menganalisis masalah nyata dan mencegah terjadinya masalah di masa depan.

Hambatan Proses Komunikasi yang Efektif

hambatan proses komunikasi
hambatan proses komunikasi | source : http://community.mystar12.com

Proses komunikasi yang efektif memiliki banyak hambatan yang pada kondisi kesalahpahaman dan kegagalan komunikasi. Baik itu proses komunikasi interpersonal, proses komunikasi dalam organisasi proses komunikasi bisnis, proses komunikasi pemasaran dan proses komunikasi bidang lainnya. 

Kendala atau Hambatan untuk komunikasi yang efektif antara lain :

  • Hambatan Bahasa (Linguistik)

Kendala bahasa adalah salah satu hambatan utama yang membatasi komunikasi yang efektif. Bahasa adalah alat komunikasi yang paling umum digunakan. Fakta bahwa setiap daerah memiliki bahasanya sendiri adalah salah satu penghambat komunikasi yang efektif. Kadang-kadang bahkan dialek juga dapat membuat komunikasi menjadi tidak efektif.

  • Hambatan Psikologis

Ada berbagai masalah mental dan psikologis yang mungkin menjadi penghambat komunikasi yang efektif. Kondisi beberapa orang yang memiliki gangguan bicara, fobia, depresi sangat sulit untuk dikelola dan pasti akan membatasi kemudahan komunikasi.

  • Hambatan Emosional

Emosional seseorang menentukan kemudahan dan kenyamanan dalam berkomunikasi. Seseorang yang matang secara emosional akan dapat berkomunikasi secara efektif. Keadaan pikiran pengirim dan penerima komunikasi mencerminkan komunikasi yang efektif. Orang yang khawatir tidak dapat berkomunikasi dengan benar dan penerima yang marah tidak dapat memahami pesan dengan benar.

Campuran emosi dan fakta yang sempurna diperlukan untuk komunikasi yang efektif. Emosi seperti kemarahan, frustrasi, humor, dapat mengaburkan kapasitas pengambilan keputusan seseorang dan dengan demikian membatasi efektivitas komunikasi mereka.

  • Hambatan Fisik

Merupakan hambatan paling sering terjadi untuk komunikasi yang efektif, tetapi mudah untuk diminimalisir, seperti kebisingan, pintu tertutup, peralatan yang salah atau rusak, kabin tertutup, dll. Kadang-kadang pemisahan fisik antara berbagai karyawan yang dikombinasikan dengan peralatan yang salah dapat mengakibatkan hambatan untuk komunikasi yang efektif.

  • Hambatan Budaya

Perbedaan budaya dan adat istiadat seringkali menjadi penghambat dalam berkomunikasi yang efektif. Budaya yang berbeda memiliki makna berbeda untuk beberapa nilai dasar dalam masyarakat. Berpakaian, agama, makanan, minuman, hewan peliharaan, dan perilaku umum akan berubah secara drastis dari satu budaya ke budaya lain. Oleh karena itu penting untuk  memperhitungkan perbedaan budaya saat berkomunikasi.

  • Hambatan Struktur Organisasi

Seperti yang kita lihat ada banyak metode komunikasi di dalam organisasi. Masing-masing metode ini memiliki masalah dan kekurangannya sendiri yang dapat menjadi hambatan untuk komunikasi yang efektif. Sebagian besar hambatan ini muncul karena informasi yang salah atau kurangnya transparansi yang tersedia untuk karyawan.

Faktor-faktor yang terkait dengan struktur organisasi, peraturan dan regulasi dan hubungan otoritas, terkadang dapat bertindak sebagai penghambat untuk komunikasi yang efektif. Dalam sebuah organisasi dengan pola yang sangat tersentralisasi, seseorang mungkin tidak bisa secara bebas untuk melakukan komunikasi. Selain itu, peraturan dan regulasi yang kaku serta prosedur yang rumit juga dapat menjadi hambatan untuk komunikasi.

  • Hambatan Sikap

Beberapa orang memiliki masalah sikap, seperti ego yang besar dan perilaku yang tidak pengertian yangbisa menjadi penghambat dalam komunikasi. Ciri-ciri kepribadian tertentu seperti rasa malu, kemarahan, kecemasan sosial dapat diperbaiki melalui kursus dan pelatihan yang tepat. Namun, masalah seperti perilaku egosentris dan keegoisan mungkin sulit untuk diperbaiki.

  • Hambatan Persepsi

Orang yang berbeda merasakan hal yang sama secara berbeda. Ini adalah fakta yang harus kita pertimbangkan selama proses komunikasi. Pengetahuan tentang tingkat persepsi audiens sangat penting untuk komunikasi yang efektif. Semua pesan harus jelas dan mudah dipahami, sehingga tidak ada ruang untuk perbedaan interpretasi yang beragam.

  • Hambatan Teknologi

Perkembangan teknologi yang pesat serta biaya teknologi yang sangat tinggi mengakibatkan beberapa orang menjadi sulit untuk mengikutinya. Selain itu, sebagian besar organisasi tidak akan mampu membeli teknologi yang layak untuk tujuan komunikasi. Sehingga, seringkali menjadi penghalang yang sangat krusial untuk proses komunikasi dalam organisasi.

Demikian pembahasan mengenai proses komunikasi yang dapat kami sampaikan. Semoga artikel ini bermanfaat dan jangan lupa baca artikel terkait lainnya untuk menambah wawasan anda.