Manajemen Waktu : Definisi, Tips, dan Kesalahan Umum yang Harus Dihindari

9 min read

manajemen waktu

Waktu adalah sesuatu yang setiap orang punya. Jika tidak punya waktu artinya orang tersebut sudah tidak hidup lagi.  Semua orang mempunyai  waktu yang sama, yaitu 24 jam setiap hari. Tapi kita sering mendengar orang yang merasa mempunyai sedikit  waktu. Padahal tidak ada seorangpun yang mempunyai tambahan waktu lebih dari 24 jam per hari. Jawabannya terletak pada manajemen waktu yang baik. Orang-orang yang sukses mampu mengelola waktu mereka dengan sangat baik. 

Begitu berharganya waktu, maka jika tidak diisi dengan kegiatan yang positif dan produktif, maka hanya akan berlalu sia-sia. Waktu hanya datang sekali dan tidak bisa diulang juga tidak bisa dimajukan.

Meskipun demikian, waktu tidak dapat mengatur manusia, manusialah yang seharusnya mampu mengatur dan mengendalikan waktu dengan cara mengelola kegiatan-kegiatannya dengan baik.

Kuncinya adalah pengelolaan atau manajemen  waktu secara baik, seoptimal, seefektif dan seproduktif mungkin.

Pentingnya manajemen waktu jika seseorang bisa mengelola waktu dengan baik maka dia juga bisa mengelola hidupnya dengan lebih baik. Sedangkan manajemen waktu yang buruk berkaitan erat dengan  penundaan, masalah perhatian atau kesulitan dalam kontrol diri. Manajemen waktu dalam Islam juga dibahas, di mana Allah SWT bersumpah dengan menggunakan waktu  (Q.S Al ‘Ashr Ayat 1-3).

Investasikan waktu anda untuk membaca penyajian artikel manajemen waktu kami. Jurnal Manajemen akan membahas secara komprehensif untuk belajar tentang mengatur waktu Anda sendiri secara lebih efisien dan menghemat waktu Anda di masa depan.

Apa itu Manajemen Waktu?

Manajemen Waktu adalah cara atau metode perencanaan  dan pengorganisasian dalam memanfaatkan waktu untuk kegiatan tertentu yang sudah direncanakan dan harus diselesaikan dalam jangka waktu yang sudah ditetapkan. Jadi manajemen waktu juga mengacu pada cara mengatur dan merencanakan berapa lama menghabiskan waktu untuk kegiatan tertentu.

Tujuan manajemen waktu adalah seseorang harus memiliki target atau tujuan yang hendak dicapai saat menjalankan semua pekerjaan yang sudah direncanakan tersebut. Sehingga waktu akan digunakan seefektif dan seefisien mungkin.

Manajemen waktu yang baik memungkinkan seseorang  untuk bekerja lebih cerdas – bukan lebih keras – sehingga bisa menyelesaikan pekerjaan yang lebih banyak dalam waktu yang lebih singkat, bahkan ketika dalam keadaan tekanan tinggi. Jika gagal mengelola waktu maka bisa merusak keefektifan dan menyebabkan stres.

Manfaat, Fungsi dan Tujuan Manajemen Waktu

Kemampuan untuk mengelola  waktu secara efektif adalah penting. Mengelola waktu dengan baik tidak hanya penting untuk kehidupan pribadi/organisasi tetapi juga untuk kesuksesan karier/bisnis.

Berikut ini beberapa manfaat manajemen waktu secara efektif :

1.Meningkatkan Produktivitas dan Efisiensi Pekerjaan

Manajemen waktu yang baik mampu memfokuskan perhatian pada target untuk mencapai keberhasilan atas pekerjaan tersebut. Sehingga mempunyai  waktu yang cukup untuk menyelesaikan tugas yang paling utama.

2. Menghilangkan Stres

Membuat dan mengikuti jadwal sesuai  tugas yang telah ditetapkan dapat mengurangi  stres dan kecemasan.

3. Meningkatkan Kepuasan Dalam Bekerja

Kepuasan kerja akan  meningkat seiring dengan meningkatnya suatu kinerja yang berarti semakin banyak pekerjaan yang bisa terselesaikan.

4. Lebih Banyak Peluang

Manajemen  waktu yang baik mengarah pada lebih banyak peluang dan lebih sedikit waktu yang terbuang untuk kegiatan tidak berguna. Kemampuan untuk memprioritaskan dan menjadwalkan pekerjaan sangat diinginkan oleh organisasi manapun.

5. Kemampuan Untuk Mewujudkan Tujuan

Individu yang mempraktikkan manajemen waktu yang baik mampu mencapai tujuan dan sasaran mereka dengan lebih baik dan melakukannya dalam waktu yang lebih singkat.

Implikasi dari manajemen waktu yang buruk dapat menimbulkan beberapa konsekuensi yang sangat tidak diinginkan:

  • Target tidak tercapai.
  • Alur kerja yang tidak efisien.
  • Kualitas kerja buruk.
  • Reputasi profesional yang buruk dan karier yang macet.
  • Tingkat stres yang lebih tinggi.

Selain manfaat tersebut, fungsi manajemen waktu adalah sebagai perencanaan, penjadwalan, pemantauan dan kontrol.

Tips Manajemen Waktu

Pernahkah Anda memikirkan berapa banyak  yang akan Anda raih jika Anda hanya memiliki beberapa jam lagi dalam sehari? Bukankah jika Anda memiliki lebih banyak waktu, Anda dapat mencapai lebih banyak setiap hari dan bergerak ke arah tujuan yang lebih besar bahkan lebih cepat?

 Jika Anda tidak bisa mengatur waktu dengan baik, tidak mungkin Anda akan mencapai tujuan, baik di tempat kerja maupun di kehidupan lainnya. Tentu, Anda mungkin membuat beberapa kemajuan. Tetapi manajemen waktu Anda akan menjadi perjuangan berat jika Anda tidak menganggap serius waktu Anda. Menyia-nyiakan waktu berharga berakibat sulitnya mencapai tujuan yang diinginkan.

Berikut adalah tujuh tips manajemen waktu secara efektif :

  1. Menetapkan Tujuan Dengan Cara Yang Benar.

 Jika Anda tidak menetapkan tujuan dengan cara yang benar, maka Anda tidak akan mempunyai target atau sasaran yang tepat, yang akan memaksa Anda untuk keluar jalur.

Dengan mengenali tujuan Anda maka Anda akan mengetahui hal-hal yang potensial sehingga dapat menentukan tujuan yang tepat yang ingin dicapai.

 Dan ketika Anda menetapkan tujuan-tujuan itu, pastikan Anda memiliki makna mendalam yang kuat dan benar-benar  ingin mencapainya.

  1. Membuat Perencanaan

Buatlah rencana yang cermat tentang apa yang Anda inginkan dan lakukan untuk mewujudkan tujuan. Perencanaan akan memudahkan Anda untuk menargetkan beberapa tugas yang harus diselesaikan dalam waktu yang telah ditentukan. Perencanaan juga akan memudahkan menentukan kegiatan apa yang harus lebih dulu dikerjakan. Dengan adanya perencanaan, tidak memerlukan waktu lagi untuk berpikir tugas apa lagi yang selanjutnya harus dilakukan setelah menyelesaikan satu tugas.

Sebuah perencanaan mungkin tidak akan selalu berjalan dengan lancar. Oleh karena itu, Anda harus selalu mempunyai  rencana cadangan.

  1. Pembatasan Rencana

Dalam membuat perencanaan apa yang akan dilakukan maka harus ada pembatasan. Rencana yang banyak dan tidak menghasilkan, justru akan membuat manajemen waktu yang Anda buat semakin kacau dan tentu saja hasilnya tidak akan sesuai harapan.

  1. Membuat Prioritas

Setelah membuat suatu perencanaan barulah membuat daftar mengenai  apa saja yang harus dicapai dalam waktu yang dekat tersebut. Anda bisa belajar bagaimana mengatur prioritas yang baik dan efisien. Skala prioritas adalah menentukan hal apa saja yang harus dilakukan dan menghindarkan dari hal-hal yang seharusnya tidak lakukan. Anda bisa memulai bekerja secara sederhana namun dengan pikiran yang cerdas untuk mengerjakan pekerjaan utama.

Skala prioritas dapat memudahkan dalam membuat perencanaan dan juga mengasah kemampuan fokus. Kemampuan pengambilan keputusan juga tentunya berpengaruh dalam kemampuan menyusun skala prioritas.

  1. Luangkan Waktu Untuk Hal Yang Penting

Meskipun memiliki banyak rencana yang akan Anda kerjakan, jangan lupakan hal penting yang  membuat Anda senang, karena ini adalah hal yang sangat penting bagi Anda.

Terlalu banyak Anda tersita dengan waktu dan pekerjaan maka akan mudah berada dalam titik kejenuhan yang bisa menimbulkan stress. Cara terbaik yang bisa dilakukan adalah dengan memberikan sedikit waktu untuk bersantai, tidur atau melakukan hal di luar pekerjaan yang terjadwal setiap hari.

  1. Blokir Gangguan

Apa yang mengganggu Anda saat bekerja? Dering telepon? Pesan singkat?

Mulailah memperhatikan berapa kali seseorang mengganggu Anda saat Anda sedang berada di tengah-tengah tugas penting. Lacak  gangguan yang disebabkan oleh diri sendiri juga, terutama dari media sosial. Ponsel  Anda sangat berguna, tetapi juga membuat ketagihan dan pemboros waktu paling berbahaya yang dikenal umat manusia.

  1. Delegasikan

Ketika Anda mendelegasikan beberapa pekerjaan, Anda meluangkan waktu  untuk mencapai lebih banyak pekerjaan lainnya. Jika ada hal-hal yang dapat dilakukan dengan lebih baik oleh orang lain atau hal-hal yang tidak begitu penting, pertimbangkan untuk mendelegasikan.  Dengan mendelegasikan beberapa tugas Anda maka Anda dapat lebih fokus pada tugas-tugas penting lainnya.

manajemen waktu 2
manajemen waktu 2

Kesalahan Umum Dalam Manajemen Waktu

Salah satu cara paling efektif untuk meningkatkan produktivitas adalah mengenali dan memperbaiki kesalahan manajemen waktu.

Ketika meluangkan waktu untuk mengatasi kesalahan ini, maka akan membuat perbedaan besar dalam produktivitas Anda  dan Anda juga akan lebih bahagia dan mengalami lebih sedikit stres!

Seberapa baik Anda mengatur waktu Anda? Jika Anda seperti kebanyakan orang, jawaban Anda mungkin tidak sepenuhnya positif! Mungkin Anda merasa kelebihan beban, dan Anda sering harus bekerja lembur untuk mencapai tenggat waktu Anda. Atau mungkin hari-hari Anda tampaknya berubah dari satu tekanan ke tekanan lainnya, dan ini membuat stress serta melemahkan semangat.

Banyak dari kita tahu bahwa kita dapat mengatur waktu kita secara lebih efektif,  tetapi mungkin sulit untuk mengidentifikasi kesalahan yang kita buat, dan untuk mengetahui bagaimana kita dapat meningkatkan kinerja. Namun, ketika kita mengelola waktu dengan baik, kita sangat produktif di tempat kerja, dan tingkat stres kita turun. Kita dapat mencurahkan waktu untuk kegiatan-kegiatan yang lebih menarik, penghargaan tinggi yang dapat membuat perbedaan nyata untuk karir. Singkatnya, kita lebih bahagia!

Dalam artikel manajemen waktu ini, kita akan melihat 9 kesalahan manajemen waktu yang paling umum, serta mengidentifikasi strategi yang dapat digunakan untuk mengatasinya.

Kesalahan 1 : Tidak Menetapkan Tujuan Pribadi

Apakah Anda tahu di mana Anda akan berada dalam enam bulan ke depan? Bagaimana dengan waktu tahun depan, atau bahkan 5 tahun dari sekarang? Jika tidak, saatnya untuk menetapkan beberapa tujuan pribadi!

Penetapan tujuan pribadi  sangat penting, karena bertujuan memberi Anda visi dan misi untuk bekerja ke arah itu. Ketika Anda tahu ke mana Anda ingin pergi, Anda dapat mengatur prioritas, waktu, dan sumber daya untuk sampai ke sana. Tujuan juga membantu Anda memutuskan apa yang layak Anda kerjakan dengan serius, dan apa yang hanya sebagai selingan.

Kesalahan 2 : Multitasking

Kenyataannya adalah bahwa dibutuhkan waktu 20-40 persen lebih banyak untuk menyelesaikan daftar pekerjaan ketika Anda melakukan banyak tugas sekaligus, dibandingkan dengan menyelesaikan daftar tugas yang sama secara berurutan. Hasilnya adalah melakukan banyak tugas secara bersamaan bisa menambah kesalahan, dan kurangnya konsentrasi.

Jika Anda mengambil terlalu banyak tugas dalam waktu bersamaan maka Anda akan kesulitan menyelesaikan tugas-tugas tersebut sesuai target yang telah ditentukan.  Dan hal itu bisa membuat reputasi Anda turun karena menghasilkan pekerjaan yang terburu-buru dan ceroboh.

Jadi, hal terbaik yang harus dilakukan adalah melupakan multitasking  dengan cara fokus pada satu tugas pada satu waktu. Sehingga Anda akan dapat menyelesaikan pekerjaan dengan lebih baik dan lebih efisien.

Kesalahan  3 : Gagal Bekerja Sesuai To Do List

To do list  yang sudah dibuat seringkali hanya sedikit atau mungkin tidak dikerjakan sama sekali. Untuk bisa menggunakan To do list  secara efektif maka prioritaskan tugas-tugas dalam daftar Anda secara berurutan.  Anda dapat menyederhanakan dengan menggunakan misalnya pengkodean huruf,  atau dengan menggunakan angka.

Jadi pastikan Anda membagi  tugas-tugas besar ke dalam langkah-langkah yang lebih  spesifik dan dapat ditindaklanjuti sehingga Anda tidak akan mengabaikan sesuatu yang penting.

Kesalahan 4 : Tidak Membuat Prioritas

Terkadang, sulit untuk mengetahui bagaimana membuat prioritas, terutama ketika Anda menghadapi banyak tugas yang sangat mendesak. Namun, penting untuk mempelajari bagaimana memprioritaskan tugas secara efektif jika Anda ingin mengatur waktu Anda dengan lebih baik.

Kesalahan 5 : Gagal Mengelola Gangguan

Saat sedang melakukan kegiatan yang sudah dijadwalkan kadang ada banyak gangguan. Apakah itu berasal dari notifikasi ponsel, panggilan telepon dari klien, atau mungkin gangguan dari orang-orang di sekitar yang kadang tidak sengaja.

Untuk mengelola gangguan-gangguan tersebut, penting untuk mengetahui cara meminimalkan gangguan dan mengelola interupsi  secara efektif. Misalnya, nonaktifkan ponsel atau setting dalam nada silent.  Saat Anda perlu fokus dalam pekerjaan, maka beri tahu orang lain agar mereka tidak terlalu sering mengganggu Anda. Anda juga harus belajar cara meningkatkan konsentrasi , bahkan ketika Anda dihadapkan dengan gangguan.

Kesalahan  6 : Penundaan

Penundaan terjadi ketika Anda tidak melakukan tugas tepat waktu yang seharusnya Anda fokuskan saat ini sesuai jadwal. Ketika Anda menunda, maka tugas tidak akan selesai tepat waktu dan kualitas hasil tidak sesuai harapan.

Satu strategi yang berguna misalnya berjanji pada diri sendiri bahwa Anda hanya akan menyelesaikan pekerjaan selama sepuluh menit.  Maka Anda akan lebih fokus mencurahkan energi untuk segera memulai dan menyelesaikannya.

Kesalahan  7 : Berusaha Terlihat Sibuk

Terlihat sibuk sepertinya tampak keren dan hebat, namun sesungguhnya dengan pura-pura sibuk, Anda telah bekerja dengan tidak efektif dan justru bisa meningkatkan stress. Mengerjakan tugas  yang kelihatan banyak kadang-kadang menjadi kesenangan sebagian orang. Adrenalinnya seolah terpompa maksimal jika dikejar deadline. Sebaliknya, cobalah untuk memperlambat dan belajarlah untuk mengelola  waktu Anda dengan lebih baik.

Kesalahan 8 : Kurang Istirahat

Bekerja tanpa mengenal waktu artinya Anda bekerja bagai kuda. Memang terasa sangat menyenangkan jika dapat bekerja selama 8-10 jam berturut-turut, terutama ketika dikejar deadline. Tetapi mustahil bagi siapa pun untuk fokus dan menghasilkan pekerjaan yang benar-benar berkualitas tinggi tanpa memberikan waktu bagi otak mereka untuk beristirahat dan mengisi ulang energi. Jadi, jangan anggap remeh istirahat.

Jika sulit bagi Anda untuk berhenti bekerja, maka jadwalkan istirahat untuk diri sendiri, atau atur alarm sebagai pengingat. Jalan-jalan sebentar, ambil secangkir kopi, atau mungkin bisa duduk dan bermeditasi  di meja Anda. Cobalah untuk istirahat beberapa menit setiap satu atau dua jam. Dan pastikan Anda menyempatkan diri untuk makan siang. Jika Anda lapar, Anda tidak akan dapat menghasilkan pekerjaan yang berkualitas !

Kesalahan 9 : Jadwal Tugas yang Tidak Efektif

Ada saat-saat tertentu  di mana kondisi Anda kurang pas dalam mengerjakan tugas tertentu, yang jika Anda paksakan tetap mengerjakannya maka hasilnya kurang optimal. Jadi kenalilah diri Anda  sebaik mungkin. Sesuaikan jadwal tugas-tugas dengan kondisi Anda sehingga Anda mempunyai energi yang maksimal untuk menyelesaikan tugas-tugas tersebut.  Ujungnya Anda bisa menyusun jadwal pekerjaan penting di saat Anda berada di kondisi puncak maupun pekerjaan ringan saat kondisi sedang menurun.

 Mengapa Manajemen Waktu Penting?

Manajemen waktu sangat penting untuk kehidupan pribadi maupun kesuksesan karier. Hal ini mengajarkan  bagaimana mengatur waktu secara efektif dan memanfaatkan sebaik-baiknya untuk hal-hal yang positif.

Mencari tahu bagaimana manajemen waktu Anda secara efektif adalah penting, dan apa yang ingin Anda dapatkan darinya.

Untuk dapat mengatur waktu dengan baik, maka harus cermat dalam mengatur porsinya baik untuk diri sendiri, untuk pekerjaan, kegiatan kuliah, kegiatan sosial atau kegiatan lainnya.

Berikut adalah beberapa alasan mengapa manajemen waktu sangat penting, dan bagaimana hal tersebut bisa membantu Anda menggunakan dan mengatur waktu Anda dengan lebih menguntungkan :

  1. Waktu Adalah Sumber Daya Yang Terbatas, Hanya Ada 24 Jam Per Hari.

Jadi waktu perlu dikelola dengan sebaik-baiknya. Anda dapat mencapai lebih banyak ketika Anda mengelola waktu dengan baik.

  1. Bisa Melakukan Lebih Banyak Tugas Dengan Lebih Sedikit Usaha

Manajemen waktu yang baik dapat membantu meningkatkan kemampuan Anda untuk lebih fokus pada suatu pekerjaan, sehingga efisiensi pun meningkat, karena tidak kehilangan momentum. Andapun bisa mulai mengerjakan dan menyelesaikan tugas dengan lebih cepat dalam waktu singkat.

  1. Kemampuan Membuat Keputusan Yang Lebih Baik

Manfaat positif dari manajemen waktu yang baik adalah kemampuan untuk membuat keputusan yang lebih baik. Ketika Anda merasa terdesak waktu dan harus membuat keputusan, Anda akan cenderung mengambil kesimpulan tanpa sepenuhnya mempertimbangkan setiap opsi. Itu mengarah pada pengambilan keputusan yang buruk. Melalui manajemen waktu yang efektif, Anda dapat menghilangkan tekanan yang datang dari perasaan seperti Anda tidak punya cukup waktu. Anda akan mulai merasa lebih tenang dan terkendali. Ketika tiba saatnya untuk memeriksa opsi dan membuat keputusan, Anda dapat meluangkan waktu untuk mempertimbangkan setiap pilihan dengan cermat. Dan ketika Anda bisa melakukan itu, Anda mengurangi peluang Anda untuk membuat keputusan yang buruk.

  1. Mencapai Tujuan Lebih Cepat

Ketika Anda mencapai lebih banyak setiap hari, membuat keputusan yang lebih baik, dan merasa lebih memegang kendali, maka tujuan yang ingin Anda capai akan lebih cepat terwujud.

Banyak orang memiliki tujuan besar, tetapi melupakan pentingnya manajemen waktu, sehingga tujuan hanya tinggal tujuan.

Sebagai contoh, Anda ingin mempunyai tubuh langsing dan sehat tetapi Anda sepertinya tidak bisa menyediakan waktu untuk olah raga. Dengan manajemen waktu yang tepat seharusnya Anda bisa meluangkan waktu untuk olah raga yang bisa membuat perubahan dengan lebih cepat sesuai dengan keinginan.

  1. Tingkatkan Kepercayaan Diri

Ketika Anda mempraktekkan manajemen waktu yang baik, Anda tidak memberikan sedikitpun  ruang untuk menunda-nunda. Semakin baik Anda melakukannya, semakin banyak disiplin diri yang Anda pelajari. Ini adalah keterampilan yang berharga yang akan mulai berdampak pada area lain dari kehidupan Anda yaitu meningkatnya kepercayaan diri.

  1. Mengurangi Stres

Ketika  merasa terburu-buru karena mengejar deadline tugas yang banyak,  maka sulit untuk memperkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas tersebut. Tapi setelah Anda mengenal bagaimana mengatur waktu Anda dengan baik , Anda memiliki gambaran yang lebih jelas tentang tuntutan waktu untuk tugas  Anda. Anda lebih dapat memperkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas, sesuai tenggat waktu yang ditentukan. Hasilnya adalah Anda lebih tenang dan terhindar dari stres.

  1. Mempunyai Banyak Waktu Luang.

Memiliki keterampilan manajemen waktu yang baik akan membantu Anda menemukan banyak waktu luang. Waktu luang berkualitas yang sangat berharga bersama keluarga, mengunjungi  teman atau untuk liburan.

Seberapa Produktif Anda?

Cara manajemen waktu tiap-tiap orang pasti berbeda. Manajemen waktu untuk pebisnis pasti berbeda dengan pekerja. Begitu pula manajemen waktu mahasiswa pasti juga berbeda.  Contoh manajemen waktu untuk mahasiswa misalnya membagi waktu antara kuliah, berorganisasi dan waktu untuk kebutuhan pribadi.

Produktivitas adalah ukuran seberapa banyak yang Anda capai, bukan seberapa sibuk Anda. Jadi jauh lebih baik untuk belajar cara bekerja secara cerdas, dan mencapai lebih banyak dengan waktu dan sumber daya Anda. Ini akan meningkatkan produktivitas Anda dan membantu Anda menemukan waktu ekstra untuk melakukan hal-hal lain yang lebih baik.

Manajemen waktu adalah keterampilan penting yang membantu Anda menjaga pekerjaan Anda tetap terkendali, pada saat yang sama membantu Anda menjaga stres seminimal mungkin.

Kita semua ingin memiliki beberapa jam ekstra setiap hari. Kita perlu bekerja lebih cerdas pada hal-hal yang memiliki prioritas tertinggi dan kemudian membuat jadwal yang yang sesuai dengan pekerjaan dan prioritas pribadi kita.

Dengan ini, kita dapat bekerja dengan cara yang terfokus dan efektif, dan benar-benar mulai mencapai tujuan dan ambisi yang sangat kita impikan.

Demikian pembahasan materi manajemen waktu kali ini, semoga bermanfaat.