15+ Contoh Surat Penawaran untuk Berbagai Keperluan Usaha  

12 min read

4. surat penawaran

Semakin berkembangnya dunia bisnis atau dunia usaha maka makin banyak pengembangan administrasi di dalamnya termasuk dalam membuat surat penawaran. 

Pada artikel Jurnal Manajemen kali ini akan dibahas secara tuntas mengenai surat penawaran dan berbagai ragam contohnya. Berikut ulasannya :

Mengapa Surat Penawaran Sangat Penting ?

Dunia jual beli atau marketing memang menjadi dunia yang tidak bisa dipisahkan dari aktivitas sehari-hari manusia. Pada sunia usaha atau jual beli sudah menjadi salah satu aktivitas utama yang dilakukan manusia bahkan sejak zaman dahulu.

Dunia dagang ini bahkan sudah menjadi mata pencaharian utama bagi banyak orang yang tidak jarang mendatangkan pundi-pundi rupiah yang jumlahnya tidak bisa dipandang sebelah mata. Aktivitas jual beli ini pun sangat beragam jenisnya.

Produk yang diperjualbelikan pun bisa berupa barang ataupun jasa. Setiap orang yang terjun di dunia usaha harus melakukan langkah-langkah dan strategi yang tepat agar usaha yang dijalankan dapat mendatangkan keuntungan yang berlipat.

Salah satu hal penting yang wajib dilakukan dalam dunia dagang atau usaha adalah teknik marketing yang tepat. Kegiatan marketing ini diartikan sebagai kegiatan penjualan yang dilakukan mulai dari tahap mengenalkan produk ke calon konsumen sampai dengan terjadinya transaksi jual beli antara pedagang dengan konsumen.

Kegiatan marketing ini dilakukan dengan dukungan berbagai sarana termasuk salah satunya surat penawaran. Para pelaku bisnis pasti sudah tidak asing dengan sebuah dokumen yang disebut sebagai surat penawaran.

Apa itu Surat Penawaran ?

Surat penawaran merupakan media penawaran yang disampaikan secara tertulis dari pihak pengusaha kepada calon konsumen ataupun pihak yang akan diajak bekerjasama. Surat ini bisa berisikan penawaran akan barang, jasa ataupun tawaran kerjasama lainnya yang tentunya membawa nilai positif dan keuntungan bagi kedua belah pihak.

Membuat surat penawaran pun perlu dilakukan dengan benar supaya bisa membuat pihak yang akan Anda ajak bekerja sama dapat merasa yakin dengan penawaran yang Anda ajukan, terlebih jika Anda akan bekerjasama dengan pihak-pihak profesional.

Surat penawaran ini perlu dibuat dengan panduan kaidah penulisan yang benar dengan bahasa yang resmi, sopan dan efektif agar inti surat dapat dengan mudah ditangkap oleh penerima. Penyusunan surat penawaran ini sedikit banyak bisa memberikan pengaruh terhadap keberhasilan Anda dalam menawarkan produk barang dan jasa yang Anda miliki.

Surat penawaran termasuk dalam kategori surat resmi yang pembuatannya perlu mengikuti kaidah penyusunan yang benar. Penyusunan serta isi dari surat penawaran yang diberikan dapat memberikan gambaran mengenai profesionalisme dari sebuah perusahaan. Maka dari itu pembuatannya memerlukan perhatian khusus.

Informasi Wajib Ada Di Surat Penawaran

Pada sebuah surat penawaran ada beberapa informasi yang wajib dicantumkan untuk membuat penerima surat dapat mendapatkan informasi yang jelas mengenai penawaran yang diberikan. Adapun bagian-bagian yang harus ada di dalam surat penawaran ini diantaranya:

  1. Identitas Perusahaan Pengirim Dan Penerima Lengkap Dengan Jenis Usahanya

Setiap surat penawaran wajib mencantumkan identitas yang jelas dari pengirim serta tujuan penerimanya. Di dalam durat penawaran ini wajib disebutkan nama perusahaan pengirim surat penawaran lengkap dengan penjelasan mengenai jenis usaha yang dijalankan. Identitas ini harus disampaikan dengan lengkap dan jelas supaya pihak penerima surat dapat mengetahui informasi yang jelas.

  1. Bagian, Divisi ataupun Departemen dari Perusahaan yang Dituju

Dalam sebuah perusahaan tentunya ada banyak divisi yang masing-masingnya menangani tugas dan tanggung jawab yang berbeda. Sebelum mengirimkan sebuah surat penawaran pastikan Anda sudah mencantumkan tujuan surat dengan jelas. Tidak hanya nama perusahaan, Anda pun harus menuliskan bagian atau divisi spesifik yang dituju supaya surat bisa sampai di tangan yang tepat dan dapat langung ditindaklanjuti dengan segera.

  1. Gambaran Atau Deskripsi Dari Keunggulan Penawaran Yang Anda Berikan

Tentunya setiap konsumen menginginkan penawaran terbaik yang mendatangkan keuntungan. Sudah pasti konsumen akan memilih penyedia barang ataupun jasa yang mempunyai keunggulan paling banyak dibandingkan perusahan serupa. Oleh karena itu ketika mengajukan surat penawaran Anda  perlu memberikan gambaran mengenai keunggulan yang dimiliki oleh perusahaan Anda yang menjadi nilai tambah yang bisa dijadikan pertimbangan oleh calon konsumen. Berikan gambaran kelebihan tanpa menjatuhkan pihak lain, jangan sebutkan perusahaan atau produk kompetitor di dalam surat penawaran Anda.

  1. Rekam Jejak Perusahaan

Guna semakin meyakinkan calon pembeli atau konsumen dengan perusahaan Anda sebaiknya jelaskan pula uraian singkat mengenai rekam jejak dari perusahaan Anda. Pencapaian terbesar atau proyek terbesar apa yang pernah berhasil perusahaan Anda tangani. Penyebutan rekam jejak perusahaan ini akan memberikan nilai plus yang membuat konsumen semakin yakin untuk menggunakan barang ataupun jasa yang Anda tawarkan.

  1. Informasi Resmi

Surat penawaran yang disampaikan ke institusi resmi sebaiknya melampirkan beberapa informasi terkait perizinan maupun nomor dokumen resmi seperti NPWP ataupun surat izin perdagangan. Informasi ini diperlukan agar calon konsumen yang berupa institusi resmi mengetahui legalitas perusahaan Anda.

Cara Menyusun Surat Penawaran

Selain membahas informasi apa saja yang harus ada di dalam sebuah surat penawaran, ada hal lain yang tak kalah penting untuk diketahui yaitu cara penyusunan surat penawaran itu sendiri. Surat penawaran sebaiknya disusun secara sistematis untuk memberikan informasi yang jelas dan mudah dimengerti oleh pembacanya. Jika Anda akan menyusun sebuah surat penawaran maka berikut ini adalah susunan idealnya:

  • Paragraf Kesatu

Di paragraf awal ada beberapa informasi yang sebaiknya dicantumkan sebagai pengantar surat, diantaranya adalah identitas perusahaan pengirim penawaran, sumber informasi yang menjadi dasar pengajuan surat penawaran serta informasi mengenai produk yang ditawarkan. Di paragraf pertama ini Anda harus mencantumkan identitas perusahaan serta dari mana perusahaan Anda mendapatkan informasi yang menjadi dasar penawaran. Sumber informasi ini bisa berupa surat yang lebih dulu disampaikan oleh perusahaan tersebut, kelanjutan dari diskusi antar perusahaan maupun sumber informasi lainnya. Ketiga hal tadi penting untuk dicantumkan agar pihak penerima surat penawaran bisa mengetahui dengan jelas mengenai sumber dan latar belakang dari datangnya surat penawaran tersebut.

  • Paragraf Kedua

Menginjak paragraf kedua Anda perlu menjabarkan mengenai substansi utama dari surat penawaran yang Anda sampaikan yaitu mengenai produk yang ditawarkan dengen penjelasan yang lengkap. Anda bisa memberikan penjelasan di dalam isi surat ataupun hanya memberi pengantar dan menjabarkan informasi lebih lengkapnya di bagian lampiran. Informasi mengenai produk ini harus disampaikan dengan jelas agar calon konsumen bisa mendapatkan informasi yang dibutuhkan dan bisa memperoleh keyakinan untuk menggunakan produk barang ataupun jasa yang Anda tawarkan.

  • Paragraf Ketiga

Pada paragraf ketiga merupakan paragraf penutup yang berisi ucapan terima kasih atas perhatian yang telah diberikan oleh pembaca surat serta ucapan yang menggambarkan harapan untuk dapat terlaksananya kerjasama antara pihak pengirim surat dengan penerima surat. Paragraf terakhir ini ditutup dengan salam penutup yang sopan dan resmi.

Contoh Surat Penawaran

Surat penawaran ada banyak sekali jenisnya, masing-masing surat perlu dibuat dengan menyesuaikan tujuan pembuatan surat, jenis produk dan pihak penerima dari surat itu sendiri. Anda bisa mencoba mencari contoh surat penawaran sebelum mulai menyusunnya supaya bisa mendapat gambaran mengenai cara penyusunan surat yang tepat. Berikut ini beberapa jenis surat penawaran dan contoh cara pembuatannya:


  • Surat Penawaran Barang

Jenis surat penawaran ini dibuat untuk menawarkan sebuah produk berupa barang kepada pihak lain yang tidak lain merupakan calon konsumen. Surat ini disampaikan oleh penjual untuk dapat memperkenalkan produk miliknya dengan calon pembeli dengan harapan calon pembeli akan tertarik dan memutuskan untuk membeli produk dari penjual. Pihak penjual sekiranya dapat mencari calon-calon pembeli yang potensial dan membutuhkan suplai produk yang dipasarkan olehnya. Berikut ini adalah contoh dari surat penawaran barang berupa pupuk organik yang ditujukan kepada perusahaan yang bergerak di bidang pertanian:

                                                                                    Gresik, 10 Januari 2019

Kepada

Yth. Manajer Pengadaan Sarana dan Prasarana

Perusahaan Tani Agro Lestari

Di tempat

Dengan hormat, bersama dengan surat ini kami dari PT Maju Makmur yang bergerak di bidang pupuk organik bermaksud untuk memberikan penawaran kepada Perusahaan Tani Agro Lestari yang bergerak di bidang produksi sayuran segar dan sehat yang menggunakan sistem pertanian organik.

Saya mendapatkan infomasi bahwa di perusahaan Bapak penambahan nutrisi tanaman dilakukan menggunakan pupuk organik. Berdasarkan informasi tersebut, saya dari PT Maju Makmur bermaksud menawarkan produk pupuk organik kami yang dibuat dengan proses tepat dengan kualitas yang unggul. Pupuk organik kami dapat meningkatkan produksi berbagai tanaman hortikultura hingga beberapa persen yang tentunya dapat meningkatkan produksi sayuran di perusahaan Anda. Untuk itu, bersama surat ini saya lampirkan daftar produk pupuk yang kami sediakan lengkap dengan deskripsi dan juga harganya.

Kami menawarkan kerjasama menguntungkan dengan adanya pemberian harga khusus jika perusahaan Anda berkenan untuk melakukan pembelian pupuk dengan jumlah tertentu. Anda bisa langsung hubungi kantor kami di 0123456 untuk melakukan pemesanan ataupun untuk mendapatkan infomasi tambahan terkait produk yang kami tawarkan.

Semoga penawaran yang saya sampaikan ini bisa mengantarkan PT Maju Makmur dan PT Tani Agro Lestari ke dalam kerjasama yang baik dan menguntungkan bagi kedua belah pihak. Atas perhatian dan kerjasamanya saya ucapkan terima kasih

                                                                                                Hormat Kami


  • Surat Penawaran Harga

Pada surat penawaran selanjutnya berisi tentang penawaran harga suatu produk bisa berupa barang ataupun jasa. Surat ini bertujuan untuk memberikan informasi mengenai harga produk. Perlu diketahui surat ini bisa dikirimkan sebagai salah satu bentuk strategi marketing dari penjual ke calon pembeli untuk menawarkan produk maupun sebagai jawaban dari surat yang sudah dikirimkan sebelumnya oleh calon pembeli yang meminta informasi mengenai harga produk. Surat ini bisa dibuat dengan susunan sebagai berikut:

                                                                                    Jakarta, 18 Desember 2018

Kepada

Yth. Manajer Operasional

PT Sukses Sejahtera

Di tempat

Dengan hormat,

Kami dari PT Surya Mandiri yang bergerak di bidang pembuatan dan instalasi kitchenset berkualitas bermaksud menginformasikan harga dari produk dan jasa pemasangan kitchen set sebagai jawaban atas surat yang sudah perusahaan Anda kirimkan sebelumnya.

Sesuai dengan kualifikasi kitchen set serta ukuran yang sudah Anda kirimkan sebelumnya untuk outlet restoran yang Anda butuhkan, berikut penawaran harga yang kami sampaikan yaitu Rp 120.000.000,00.-

Terbilang: Seratus dua puluh juta rupiah

Demikian surat penawaran harga ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih

                                                                                                            Hormat Kami


  • Surat Penawaran Kerjasama

Jika dua surat penawaran sebelumnya cenderung digunakan oleh para pelaku bisnis untuk menawarkan produk kepada calon konsumen, surat penawaran kerjasama ini bisa diberikan tak hanya untuk tujuan bisnis atau ekonomi namun juga beragam jenis kerjasama lainnya. Kerjasama ini bisa berupa kerjasama antar institusi, organisasi maupun komunitas tertentu. Jenis kerjasamanya pun sangat luas, bisa berupa kerjamasa dalam pembuatan sebuah event, kerjasama ekonomi dan lainnya. Berikut ini contoh surat penawaran kerjasama yang disampaikan oleh lembaga yang akan menyelenggarakan sebuah event dengan kelompok masyarakat:

                                                                                                Purwokerto, 08 Maret 2018

Kepada:

Yth. Ketua Karang Taruna

Desa Karangsari

Di tempat

            Dengan hormat,

Sehubungan dengan semakin meningkatnya kasus kenakalan remaja dan mengingat banyaknya penduduk usia remaja di Desa Karangsari, Saya perwakilan dari organisasi masyarakat “Peduli Sesama” bermaksud mengadakan penyuluhan bertema“Gaya Hidup Sehat untuk Generasi Muda Berprestasi”. Kegiatan ini dimaksudkan untuk dapat memberikan tambahan informasi dan wawasan kepada generasi muda di Desa Karangsari untuk mengurangi angka kejahatan dan kenakalan remaja yang cukup tinggi.

Berkaitan dengan acara tersebut, Saya mengharapkan kerjasama dengan pihak Karang Taruna Desa Karangsari untuk dapat mengkoordinir kalangan remaja dan muda-mudi Desa Karangsari untuk dapat berpartisipasi secara langsung dalam acara penyuluhan tersebut. Saya berharap pihak Karang Taruna dapat membantu pelaksanaan acara ini supaya bisa berjalan dengan sukses. Pihak organisasi “Peduli Sesama” akan menyediakan pembicara, lokasi sekaligus seluruh peralatan yang dibutuhkan untuk menunjang acara ini. Pihak Karang Taruna Desa Karangsari Saya harap dapat membantu mempersiapkan lokasi serta mengarahkan peserta untuk bisa hadir dalam acara ini.

Demikian surat penawaran kerjasama ini Saya sampaikan. Atas perhatian dan kesediaan kerjasamanya Saya ucapkan terima kasih.

                                                                                    Hormat Saya

                                                                        Ketua Organisasi “Peduli Sesama”


  • Surat Penawaran Jasa

Surat penawaran jasa serupa dengan surat penawaran barang seperti sudah dijabarkan di awal. Hal yang berbeda ada pada produk yang ditawarkan, jika pada surat penawaran barang produk yang ditawarkan berupa barang berbentuk fisik, pada surat ini produk yang ditawarkan merupakan produk jasa maupun pelayanan. Surat ini bisa diberikan oleh penyedia jasa tertentu kepada lembaga, institusi, organisasi maupun perorangan yang sekiranya memerlukan bantuan jasa dari penyedia. Adapun contoh surat penawaran jasa adalah sebagai berikut:

                                                                                    Jakarta, 13 Februari 2018

Nomor : 11/02/XII/2018

Hal       : Penawaran jasa

Lamp   : –

Kepada:
Kepala Bagian Sarana Prasarana

PT Adil Makmur

Di tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan adanya informasi rencana pembangunan gedung baru untuk cabang kantor PT Adil Makmur tebaru di Jakarta Selatan yang kami dapat dari salah satu staf di perusahaan Bapak, kami dari PT Bangun Sukses menawarkan jasa perancangan dan pelaksanaan pembangunan dari kantor baru dari perusahaan Saudara.

Kami menawarkan jasa perancangan dari tahap paling awal untuk dapat mewujudkan tahapan pembangunan yang efektif, efisien dengan hasil maksimal dengan bantuan tenaga-tenaga profesional yang sudah berpengalaman di bidangnya.  Adapun aspek-aspek yang termasuk di dalam perancangan hingga pelaksanaan proyek pembangunan ini meliputi:

  1. Penyusunan rencana anggaran
  2. Pembuatan desain
  3. Penyusunan rencana belanja material yang diperlukan
  4. Pemesanan dan pembelian material bangunan
  5. Pencarian tenaga pelaksana pembangunan
  6. Pengaturan dan pengawasan jalannya proyek pembangunan

Pihak kami akan memastikan seluruh proses di dalam proyek pembangunan ini berjalan dengan baik sesuai dengan tenggat waktu yang diharapkan. Apabila perusahaan Saudara tertarik dengan penawaran ini, Saudara bisa hubungi kami di nomor 123456 untuk mendapatkan informasi lebih lengkapnya. Pihak kami juga dapat dengan senang hati menjelaskan langsung kepada Saudara mengenai penawaran ini dan keuntungan apa saja yang bisa perusahaan Anda dapatkan dengan menggunakan jasa yang kami tawarkan.

Demikian surat penawaran ini kami sampaikan, besar harapan kami untuk mendapatkan kabar baik mengenai kerjasama yang sekiranya dapat terjalin dengan perusahaan Saudara. Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan banyak terima kasih

                                                                                                      Manajer Marketing

PT Bangun Sukses

 Budiono


  • Surat Penawaran Harga Barang

Surat penawaran harga barang serupa dengan contoh yang telah dijelaskan pada poin surat penawaran harga sebelumnya. Jika surat penawaran harga yang telah dijelalaskan di atas sifatnya umum untuk produk apapu, surat penawaran harga barang lebih spesifik pada produk yang berbentuk fisik. Harga barang ini bisa langsung disampaikan di dalam bagian isi surat jika jumlah barang yang ditawarkan terbatas. Akan tetapi jikalau Anda ingin memberikan informasi harga barang yang bervariasi dalam jumlah banyak ada baiknya untuk membuat daftar harga barang dalam lembar terpisah yang diselipkan di bagian lampiran. Jangan lupa untuk menyertakan bagian lampiran ini bersama dengan surat agar calon konsumen dapat langsung membaca daftar harga barang yang Anda tawarkan setelah membaca surat penawaran Anda.

  • Surat Penawaran Dalam Bahasa Inggris

Selain surat penawaran yang dibuat dalam bahasa Indonesia, surat penawaran juga bisa dibuat dalam bahasa lain, salah satunya Bahasa Inggris. Surat penawaran berbahasa Inggris ini dibuat apabila salah satu perusahaan yang terkait merupakan perusahaan asing. Di dalam membuat surat penawaran dalam bahasa Inggris penggunaan grammar dan juga pemilihan kata perlu diperhatikan dengan tepat, terlebih jika surat ditujukan kepada perusahaan asing dengan bahasa Inggris sebagai bahasa pengantar sehari-hari.

Sebelum mengirimkan surat penawaran berbahasa Inggris sebaiknya konsultasikan dulu isi surat dengan orang yang ahli dalam berbahasa Inggris secara tulisan. Pastikan bahasa yang digunakan efektif dan mudah dimengerti. Hal yang tak kalah pentingnya adalah substansi utama dari surat penawaran dapat tersampaikan dengan baik. Selain substansi utama surat, hal-hal detail lain dalam surat penawaran berbahasa Inggris juga perlu diperhatikan seperti cara penulisan tanggal, tanda baca dan berbagai hal detail lainnya.

  • Surat Penawaran Produk

Pada surat penawaran selanjutnya adalah surat penawaran produk. Surat penawaran produk ini pun tidak jauh berbeda dengan surat penawaran barang ataupun surat penawaran jasa sebelumnya. Tujuan utama dari surat penawaran produk ini adalah untuk memberikan informasi mengenai produk yang dimiliki sebuah perusahaan. Oleh karena itu di dalam surat penawaran produk ini perlu dicantumkan informasi sejelas-jelasnye mengenai produk yang ditawarkan, informasi tersebut meliputi nama produk, deskripsi produk, keunggulan produk dibandingkan produk serupa lainnya, harga produk, satuan kemasan, dan informasi lainnya yang perlu diketahui oleh calon konsumen. Berikan informasi yang akurat dan terkini supaya konsumen mendapatkan informasi yang tepat. Berikan pula nomor kontak yang bisa dihubungi apabila calon konsumen membutuhkan informasi tambahan tentang produk yang Anda tawarkan.

Selain informasi tentang produk, sampaikan pula bagaimana prosedur pemesanan yang bisa dilakukan apabila konsumen tertarik untuk menggunakan produk Anda. Anda bisa mengarahkan calon konsumen tersebut untuk menghubungi nomor tertentu ataupun menemui pihak perusahaan Anda untuk melakukan pemesanan.

  • Surat Penawaran Barang Elektronik

Barang elektronik merupakan salah satu jenis produk yang bisa ditawarkan melalui sebuah surat penawaran. Sebuah surat penawaran produk elektronik ini harus menampilkan beberapa informasi penting terkait dengan produk yang ditawarkan. Tidak hanya informasi tentang harga produk, barang elektronik juga memerlukan informasi lebih lengkap mengenai spesifikasinya. Berikut ini contoh surat penawaran barang elektronik yang baik dan benar:

PT LISTRIK ABADI

Distributor Produk Elektronik Terpercaya dan Termurah

Jl. Jenderal Sudirman No. 335 Telp 233-333-333

                                                                                                Jakarta, 12 Maret 2018

Kepada

Yth. Kepala Penyediaan Sarana dan Prasanara

PT Sinar Terang

Di tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan diskusi yang sudah dilakukan antara pihak PT Sinar Terang dengan PT Listrik Abadi sebelumnya mengenai proyek pengadaan perabotan kantor PT Sinar Terang, bersama dengan surat ini PT Listrik Abadi bermaksud mengajukan penawaran produk-produk elektronik yang sekiranya dibutuhkan untuk pengisian kantor baru perusahaan Anda. Setiap produk elektronik yang diperjualbelikan di PT Sinar Terang adalah produk asli bergaransi resmi yang terjamin kualitasnya. Tak hanya menyediakan berbagai jenis alat elektronik, PT Listrik Abadi juga menyediakan layanan servis resmi yang memudahkan pelayanan purna jual.

Berikut ini beberapa produk elektronik unggulan dari PT Listrik Abadi yang tentu dapat menunjang aktivitas kantor Anda secara maksimal:

Produk Spesifikasi Harga/unit Garansi Merk
TV layar datar 32 inch Rp2.000.000 1 tahun AA
40 inch Rp2.500.000 1 tahun AA
43 inch Rp3.200.000 1 tahun AA
AC ½ PK Rp1.500.000 3 tahun XX
¾ PK Rp2.100.000 3 tahun XX
1 PK Rp3.000.000 3 tahun XX
1 ½ PK Rp3.700.000 3 tahun XX

Selain kedua jenis produk elektronik tadi masih ada banyak jenis elektronik lainnya yang tersedia di PT Listrik Abadi yang terlampir bersama dengan surat ini.

Demikian surat penawaran ini Saya sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya Saya ucapkan terimakasih. Besar harapan saya untuk bisa menjalin kerjasama bisnis dengen perusahaan Anda.

                                                                                                            Hormat Saya

                                                                                        Manajer Pemasaran PT Listrik Abadi


  • Surat Penawaran Barang yang Benar

Setelah melihat contoh-contoh surat penawaran yang sudah dijelaskan di atas tentunya Anda sudah bisa sedikit mendapat gambaran tentang bagaimana membuat surat penawaran. Tapi perlu dicatat bahwa ada beberapa poin penting yang perlu diperhatikan untuk membuat surat penawaran yang benar yaitu memastiakn identitas penerima dan pengirim tepat, isi surat sudah sesuai dengan tujuan dan sasaran, informasi yang disampaikan singkat, padat jelas dan tidak bertele-tele. Surat penawaran yang disampaikan oleh perusahaan pun sebaiknya dibuat dengan kop surat yang menunjukkan bahwa surat tersebut merupakan surat resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan yang legal dan terpercaya. Informasi yang disampaikan di dalam surat penawaran pun harus informasi yang valid dan terkini yang bisa dijadikan acuan oleh calon pembeli.

5 Alasan Pentingnya Surat Penawaran

Surat penawaran mempunyai peran yang cukup penting dalam menunjang sebuah kegiatan bisnis atau jual beli. Berikut ini beberapa hal yang menunjukkan betapa pentingnya surat penawaran produk:

  1. Merupakan Tindakan Yang Mencerminkan Profesionalisme

Penggunaan surat penawaran bisa mencerminkan bahwa sebuah perusahaan menjalankan bisnis secara profesional dan terstruktur. Surat penawaran ini merupakan salah satu bentuk komunikasi resmi tertulis yang dilakukan antar perusahaan, institusi atau lembaga yang jelas dan formal. Perusahaan yang menerbitkan surat penawaran ini dapat menampilkan citra yang baik yaitu sebagai perusahaan yang profesional, beretika dan serius dalam menjalankan usaha.

  1. Informasi Dapat Disampaikan Dengan Lebih Lengkap Dan Terperinci

Selain metode marketing dari mulut ke mulut metode penggunaan surat penawaran ini memberikan kesempatan perusahaan untuk memberikan informasi yang lebih lengkap mengenai produk kepada para calon pembelinya. Dibandingkan dengan promosi yang disampaikan secara lisan, informasi berupa tulisan ini dapat lebih dipahami oleh calon pembeli dan dapat pula dibaca ulang untuk semakin memantapkan pilihan untuk membeli produk yang ditawarkan tersebut. Perusahaan yang akan menawarakan produk dapat memberikan informasi sejelas mungkin mengenai produk unggulan yang ditawarkannya untuk semakin menjaring konsumen.

  1. Metode Marketing Yang Tepat Sasaran

Memberikan surat penawaran produk langsung ke target pasar yang dituju merupakan langkah promosi yang bisa dibilang cukup efektif. Semakin banyak sebuah perusahaan mengirimkan surat penawaran ke berbagai calon pembeli potensial maka akan semakin besar kesempatan untuk menjaring konsumen baru yang tentunya dapat mendatangkan keuntungan bagi perusahaan. Cara promosi dengan surat penawaran ini merupakan cara yang tepat sasaran dan punya potensi keberhasilan yang cukup besar.

  1. Menjadi Pintu Pembuka Kerjasama Lain Di Masa Mendatang

Bermula dari surat penawaran barang ataupun jasa barangkali akan terbuka pintu-pintu kerjasama yang lain antara perusahaan Anda dengan konsumen. Surat penawaran yang dibuat dengan tepat dan disampaikan dengan cara yang tepat bisa menjadi sinyal yang baik karena menunjukkan etika bisnis yang bagus. Konsumen tentunya akan lebih senang untuk bekerjasama dengan perusahaan ataupun penjual yang memiliki etika berdagang yang baik dibandingkan dengan yang berjualan dengan cara yang kurang tepat dan kurang memiliki etika bisnis. Siapa sangka dari surat penawaran barang ini perusahaan Anda bisa menjalin kerjasama yang jauh lebih besar nantinya.

  1. Bisa Menjadi Bukti Tertulis Yang Menjadi Dasar Penentuan Harga

Daftar harga barang yang dibuat secara tertulis di dalam sebuah surat penawaran bisa menjadi modal kuat bagi konsumen untuk mendapatkan penawaran harga yang tepat tanpa adanya mark up oleh oknum yang tidak bertanggung jawab. Adanya bukti tertulis di atas kertas membuat konsumen memiliki dasar untuk mendapatkan harga yang sama dengan apa yang tertera pada surat penawaran tersebut.

Kesimpulan

Selain sebagai sarana promosi yang efektif, penggunaan surat penawaran ini juga bisa menjadi sarana komunikasi antar perusahaan ataupun antara perusahaan dengan konsumennya asalkan surat penawaran dibuat dengan tata bahasa yang baik dan formal. Rutin berhubungan dengan saling berkirim surat penawaran ini bisa menjadi langkah jitu dalam menjaga hubungan kerja yang baik antara kedua belah pihak. Hubungan kerja yang terjalin baik tentunya dapat mengantarkan pada terbukanya jalan-jalan kerjasama yang mendatangkan keuntungan bagi semua pihak yang terlibat.

Meskipun surat penawaran produk sudah dibuat sebaik mungkin ujung tombak marketing suatu perusahaan tetap ada pada keahlian staf pemasaran dalam bernegosiasi dan meyakinkan calon pembeli untuk menggunakan produk barang atau jasa yang ditawarkan. Oleh karena itu di dalam surat penawaran ini perlu dicantumkan nomor kontak yang bisa dihubungi oleh calon pembeli untuk mendapatkan informasi yang lebih lengkap mengenai produk yang ingin dibeli.

Buatlah surat penawaran produk yang benar sesuai dengan contoh surat penawaran yang ada. Sesuaikan cara penyusunan serta isi surat dengan tujuan pembuatan surat tersebut. Jangan lupa untuk selalu sertakan kop surat resmi agar surat penawaran ini semakin terlihat formal dan mencerminkan budaya bisnis yang profesional.